Een CRO die orthopedische onderzoeken en onderzoeken naar medische hulpmiddelen uitvoert in Latijns-Amerika

Dataclinic CRO is een contract research organisation gespecialiseerd in medische hulpmiddelen, gevestigd in de Verenigde Staten en Latijns-Amerika (Colombia). De organisatie voert in Latijns-Amerika orthopedische onderzoeken en onderzoeken naar medische hulpmiddelen uit, onder meer op het gebied van heup- en knievervanging, wervelkolomimplantaten en traumagerelateerde aandoeningen, voornamelijk in opdracht van sponsors uit Europa en de Verenigde Staten. Omdat de meeste van deze sponsors zelf niet in de regio gevestigd zijn, ligt de grootste toegevoegde waarde van Dataclinic CRO in de lokale vertegenwoordiging die het biedt. Claudia Mejia, CEO van Dataclinic CRO, houdt direct toezicht op alle lopende projecten en werkt al vier tot vijf jaar met ResearchManager.

Voordat Claudia met ResearchManager werkte, liet zij haar eCRF’s bouwen en beheren door een EDC-leverancier. Voor elk nieuw formulier stuurde zij specificaties in een Word-document naar het team van de leverancier, waar twee of drie mensen bij de bouw betrokken waren. Was er een correctie nodig of wilde zij een idee uitproberen, dan moest zij een uitgebreide e-mail sturen. Het duurde dagen voordat een wijziging was doorgevoerd, en daarna kostte het nog meer tijd om te testen of alles werkte zoals bedoeld, omdat de correctie opnieuw hetzelfde traject met meerdere mensen doorliep. Soms duurde het zelfs weken.

“Het was voor mij gewoon tijdverspilling,” zegt ze.

Door dat moeizame heen-en-weer besefte ze dat ze zelf directe controle over het EDC nodig had, en een veel efficiëntere, wendbare oplossing.

Om dat omslachtige proces met meerdere betrokkenen achter zich te laten, baseerde Claudia haar overstap naar ResearchManager op twee factoren: de flexibiliteit om haar eigen eCRF’s te bouwen en te beheren zonder goedkeuring van meerdere mensen, en de manier waarop zij werd behandeld in de gesprekken die aan die beslissing voorafgingen.

“Ik kan deze eCRF’s zelf maken. Ik heb de vrijheid om wijzigingen door te voeren, of om mezelf en de mensen die als data-invoerders met het platform werken te trainen. Ik denk dat het draait om eenvoud,” legt ze uit.

De communicatie met haar accountmanager was net zo belangrijk.

“De manier waarop mensen met klanten omgaan, welk gevoel ze geven en hoe ze hun project, hun bedrijf en hun idee presenteren: ook dat was heel belangrijk,” zegt ze.

“Dat gesprek met Thierry was echt motiverend, omdat ik het gevoel had dat ik contact had met iemand die mij rechtstreekse antwoorden kon geven en mij echt kon bieden wat ik van het systeem nodig had. Bij eerdere ervaringen moest ik met twee, drie verschillende mensen praten, die elk iets anders deden.”

Naast die persoonlijke klik speelde ook het testen van het platform vóór de keuze een rol: vergeleken met andere EDC-systemen die zij had gebruikt, vond zij ResearchManager heel eenvoudig, gebruiksvriendelijk en intuïtief.

Claudia ervoer de onboarding als soepel. Thierry wees haar op de helppagina’s van ResearchManager en er werd training aangeboden, maar Claudia had die niet nodig:

“Het was zo makkelijk, zo gebruiksvriendelijk, zo intuïtief en zo overzichtelijk dat ik geen training nodig had.”

Het bouwen van haar eigen eCRF’s vroeg in het begin wat oefening, vooral om uit te zoeken hoe zij hoofdstukken en subhoofdstukken moest structureren, maar zij noemt dat “gewoon een kwestie van oefenen”. Inmiddels traint zij haar eigen team en het personeel op de onderzoekslocaties zelf, ongeveer 30 minuten per persoon, met een korte instructievideo die zij zelf heeft gemaakt. Naar eigen zeggen heeft ze nog nooit een klacht gehad van iemand die zij heeft getraind.

“Ik werk nu aan een project in Argentinië, in een groot academisch ziekenhuis met veel studenten en veel klinisch onderzoek. Zij hebben mij verteld dat dit het makkelijkste systeem is waarmee ze ooit hebben gewerkt,” zegt ze.

Het ziekenhuis heeft ervaring met andere gevestigde systemen, waaronder REDCap.

“Ze werken met veel van de grote namen, en ze zeggen tegen mij dat dit zo makkelijk is,” voegt ze toe.

“Al mijn verwachtingen van ResearchManager zijn waargemaakt,” zegt Claudia.

Haar belangrijkste eis, de flexibiliteit om te werken zonder goedkeuring van meerdere mensen, is ingevuld, en vragen worden doorgaans binnen een dag beantwoord, via de helppagina of de klantenservice. Daarnaast doet het platform wat het moet doen.

“Ik heb nog nooit een bug in het systeem gehad,” vertelt ze. “Ik heb de informatie altijd kunnen exporteren wanneer ik die nodig had.”

Ze houdt geen aparte back-ups bij van haar studiedata. In vier tot vijf jaar gebruik heeft ze nooit reden gehad om zich zorgen te maken over dataverlies.

Onafhankelijkheid die tijd bespaart

Vier tot vijf jaar later is de flexibiliteit waar Claudia naar zocht er nog steeds: ze bouwt en beheert haar eigen studies in meerdere Latijns-Amerikaanse landen, zonder dat iemand anders daar akkoord op hoeft te geven. Daar plukt ze nog altijd de vruchten van. Het bouwen van een eCRF, dat vroeger weken kostte, duurt nu slechts twee tot drie dagen.

Een onderscheidende factor in de dienstverlening

Het zelf bouwen en beheren van eCRF’s in het EDC heeft veranderd hoe Dataclinic CRO met klanten samenwerkt.

Het bepaalt hoe Claudia haar diensten presenteert.

“Die vrijheid gaf mij de kans om het systeem echt te leren kennen, te beheren en te gebruiken, en het aan mijn klanten aan te bieden,” zegt ze. “Nu is het een van de belangrijkste onderdelen van mijn aanbod: dat ik het EDC-systeem heb om de eCRF-modellen voor ze te maken.”

Ook het eerste contact met een nieuwe klant is veranderd. Claudia kan nu binnen de eerste week na de kick-off een werkend concept van het eCRF presenteren. Die snelheid is alleen mogelijk doordat zij het eCRF volledig zelfstandig kan bouwen.

“Een EDC-systeem kunnen aanbieden dat efficiënt, veilig, gebruiksvriendelijk en volledig in eigen beheer is, geeft klanten direct vertrouwen,” zegt ze. “Die snelheid en flexibiliteit zijn belangrijke onderscheidende factoren geworden voor Dataclinic CRO, en een doorslaggevende reden voor klanten om met ons samen te werken.”

Claudia heeft ResearchManager al aanbevolen aan chirurgen met wie zij eerder werkte en die voor hun ziekenhuis een vergelijkbaar systeem zochten. Gevraagd waarom zij het aanbeveelt, vat ze het eenvoudig samen:

“Het is een interface die intuïtief is, eenvoudig, efficiënt, prettig, veilig en betrouwbaar.”