Nieuw CTMS of eTMF? Zo verloopt de datamigr​atie stap voor stap

Overstappen naar een nieuw Clinical Trial Management System (CTMS) of Electronic Trial Master File (eTMF) roept veel vragen op. Hoe complex is dit proces?  En wat als data verloren gaat tijdens de migratie? Deze zorgen zijn begrijpelijk. Daarom vind je in dit artikel meer informatie over ons migratieproces.

Het CTMS/eTMF migratie stappenplan van ResearchManager

Stap 1: Implementatie van het nieuwe systeem 

Voordat er data overgezet kan worden, moet het nieuwe CTMS/eTMF volledig geïmplementeerd zijn. De migratie is namelijk een apart project dat pas start wanneer het nieuwe systeem klaarstaat en afgestemd is op de workflow binnen je organisatie.

Stap 2: Inventarisatie

Welke data moet daadwerkelijk mee naar het nieuwe CTMS/eTMF? Niet alle data hoeft per se mee vanuit het oude systeem. De reflex is om alle data wél mee te willen nemen. Dat kan en mag natuurlijk, maar het scheelt enorm veel tijd om alleen mee te nemen wat je echt nodig hebt. Oude of irrelevante data blijft sowieso behouden in een export vanuit het oude systeem, dus je kunt er nog steeds bij als het nodig is. Daarnaast wordt in deze fase in kaart gebracht in welk format de bestaande data beschikbaar is: SQL, CSV-bestanden of Excel.

Stap 3: Data mapping

Samen brengen we in kaart welke data uit het oude systeem correspondeert met de velden in het nieuwe systeem. Wij leveren hiervoor een template aan met duidelijke instructies en begeleiden je bij het invullen ervan. Dit document gaat meestal meerdere keren heen en weer voor optimale afstemming. Op basis hiervan weten we bijvoorbeeld of er nieuwe velden of extra antwoordopties aangemaakt moeten worden in het nieuwe CTMS/eTMF. Voor dit proces nemen we goed de tijd, omdat hoe beter gestructureerd de data wordt aangeleverd in het nieuwe CTMS/eTMF, hoe soepeler en sneller de datamigratie verloopt.

Stap 4: Data voorbereiden

Wij voeren de laatste aanpassingen door om de data en het nieuwe en oude systeem klaar te maken voor de migratie. Wij registreren alle stappen, maken backups en zorgen ervoor dat elke wijziging traceerbaar blijft voor volledige transparantie.

Stap 5: Testen van de migratie

Jullie testen of alles klopt door het oude en nieuwe CTMS/eTMF naast elkaar te gebruiken, verschillen te noteren en deze terug te koppelen aan ons. Zijn alle velden correct gemigreerd? En bevatten de overgezette studies de juiste componenten, data en documenten?

Dit testproces verloopt meestal in meerdere rondes om alle fouten te identificeren en op te lossen. Dit duurt enkele weken tot maanden, afhankelijk van de hoeveelheid data die gemigreerd wordt. Door deze grondige testperiode weten we zeker dat alles naar wens functioneert voordat de definitieve overstap wordt gemaakt.

Stap 6: Live migratie 

Na de laatste testronde wordt de migratie uitgevoerd op de productieomgeving. Alle data staat nu in het nieuwe CTMS/eTMF. Het oude systeem kan hierna worden uitgeschakeld en je kunt direct verder werken in het nieuwe CTMS/eTMF systeem. 

De 3 grootste misverstanden over CTMS/eTMF migraties

Misverstand 1: “Data gaat verloren” 

Organisaties raken tijdens een migratie geen data kwijt. Data vanuit het oude systeem ontvang je als datadump of ander downloadbaar bestand. De originele data is dus altijd terug te vinden. Daarnaast zorgt de data mapping voor volledige transparantie, omdat hierin precies staat welke data wordt gemigreerd en waar deze terechtkomt in het nieuwe CTMS/eTMF. Bovendien worden alle migratiestappen geregistreerd, waardoor er altijd volledig inzicht is in wat er is gebeurd tijdens het proces.

Misverstand 2: “Migreren is een klusje van een paar dagen” 

Helaas is het migreren van medische data en protocollen een secure taak die veel voorbereiding kost. Hoe lang het duurt hangt af van verschillende factoren. Hoeveel en welke data wordt meegenomen? Hoe meer data, des te langer de data mapping en testfase duurt. Een migratietraject kan enkele weken tot een aantal maanden duren. Ondertussen kun je gewoon in je oude CTMS/eTMF blijven werken.

Misverstand 3: “Je hebt zelf technische kennis nodig” 

Veel organisaties denken dat een migratie complexe technische expertise van hun kant vereist. Maar dat is niet zo. Wij zorgen ervoor dat de datamigratie inzichtelijk en overzichtelijk blijft voor jullie. Ook het testen van het nieuwe CTMS/eTMF verloopt onder onze begeleiding, maar we kunnen het (helaas) niet volledig van jullie overnemen. Jullie kennen de eigen data het beste en kunnen als enige beoordelen of alle velden, componenten en opties correct zijn overgezet. Maar het technische stuk om de migratie heen? Dat is waar je ons voor hebt. 

Onze aanpak leidt tot 100% succesvolle migraties

Alleen al in de eerste helft van 2025 heeft ResearchManager meerdere migraties uitgevoerd van organisaties die overstapten van Castor naar ResearchManager. 

De projecten variëren enorm in omvang: van een ziekenhuis met een handvol studies tot big pharma met tientallen studies en 10.000 documenten. Kleine ziekenhuizen, CRO’s, onderzoeksinstituten: alle typen organisaties zijn succesvol gemigreerd omdat de werkwijze hetzelfde blijft ongeacht de hoeveelheid data.

Plan een vrijblijvende demo over het migratieproces

Zie met eigen ogen hoe ResearchManager het migratieproces vereenvoudigt. Stel direct je vragen, want onze consultants denken graag met je mee in de mogelijkheden.