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Neues CTMS oder eTMF? So geht die Datenmigration Schritt für Schritt vor sich Die Umstellung auf ein neues Clinical Trial Management System (CTMS) oder Electronic Trial Master File (eTMF) wirft…
Gepostet:16. Juli 2025
Die Umstellung auf ein neues Clinical Trial Management System (CTMS) oder Electronic Trial Master File (eTMF) wirft viele Fragen auf. Wie komplex ist dieser Prozess? Und was ist, wenn während der Migration Daten verloren gehen? Diese Bedenken sind verständlich. Deshalb finden Sie in diesem Artikel weitere Informationen über unseren Migrationsprozess.
Bevor Daten übertragen werden können, muss das neue CTMS/eTMF vollständig implementiert sein. Denn die Migration ist ein separates Projekt, das erst dann beginnt, wenn das neue System bereit und auf die Arbeitsabläufe innerhalb Ihrer Organisation abgestimmt ist.
Welche Daten sollten eigentlich in das neue CTMS/eTMF übertragen werden? Nicht alle Daten müssen unbedingt aus dem alten System übernommen werden. Der Reflex ist, alle Daten mitnehmen zu wollen. Natürlich können und dürfen Sie das, aber es spart eine Menge Zeit, wenn Sie nur das mitnehmen, was Sie wirklich brauchen. Alte oder irrelevante Daten bleiben bei einem Export aus dem alten System ohnehin erhalten, so dass Sie bei Bedarf immer noch auf sie zugreifen können. Außerdem wird in dieser Phase das Format ermittelt, in dem die vorhandenen Daten vorliegen: SQL, CSV-Dateien oder Excel.
Gemeinsam stellen wir fest, welche Daten aus dem alten System mit den Feldern im neuen System übereinstimmen. Wir stellen Ihnen dafür eine Vorlage mit klaren Anweisungen zur Verfügung und leiten Sie beim Ausfüllen der Vorlage an. Dieses Dokument wird in der Regel mehrmals hin- und hergeschickt, um es optimal abzustimmen. Auf dieser Grundlage wissen wir zum Beispiel, ob im neuen CTMS/eTMF neue Felder oder zusätzliche Antwortmöglichkeiten erstellt werden müssen. Für diesen Prozess nehmen wir uns Zeit, denn je besser strukturiert die Daten an das neue CTMS/eTMF geliefert werden, desto reibungsloser und schneller wird die Datenmigration verlaufen.
Wir nehmen letzte Anpassungen vor, um die Daten und das neue und alte System für die Migration bereit zu machen. Wir protokollieren alle Schritte, erstellen Backups und stellen sicher, dass jede Änderung nachvollziehbar bleibt, um volle Transparenz zu gewährleisten.
Sie testen, ob alles korrekt ist, indem Sie das alte und das neue CTMS/eTMF nebeneinander verwenden, Unterschiede notieren und an uns zurückmelden. Sind alle Felder korrekt migriert worden? Und enthalten die übertragenen Studien die richtigen Komponenten, Daten und Dokumente?
Dieser Testprozess durchläuft in der Regel mehrere Runden, um alle Fehler zu identifizieren und zu beheben. Dies dauert je nach Umfang der zu migrierenden Daten mehrere Wochen bis Monate. Diese gründliche Testphase stellt sicher, dass alles wie gewünscht funktioniert, bevor die endgültige Umstellung vorgenommen wird.
Nach der letzten Testrunde wird die Migration in der Produktionsumgebung durchgeführt. Alle Daten befinden sich nun im neuen CTMS/eTMF. Danach kann das alte System abgeschaltet werden und Sie können sofort im neuen CTMS/eTMF-System weiterarbeiten.
Unternehmen verlieren während einer Migration keine Daten. Die Daten aus dem alten System werden als Datendump oder andere herunterladbare Datei empfangen. Die ursprünglichen Daten können also jederzeit wieder abgerufen werden. Darüber hinaus sorgt die Datenzuordnung für volle Transparenz, da sie genau angibt, welche Daten migriert werden und wo sie im neuen CTMS/eTMF landen werden. Darüber hinaus werden alle Migrationsschritte aufgezeichnet, so dass Sie jederzeit einen vollständigen Einblick in den Verlauf des Prozesses haben.
Leider ist die Migration von medizinischen Daten und Protokollen eine sichere Aufgabe, die eine Menge Vorbereitung erfordert. Wie lange sie dauert, hängt von mehreren Faktoren ab. Wie viele und welche Daten sind enthalten? Je mehr Daten, desto länger dauert die Phase der Datenzuordnung und der Tests. Ein Migrationsprozess kann zwischen einigen Wochen und mehreren Monaten dauern. In der Zwischenzeit können Sie einfach in Ihrem alten CTMS/eTMF weiterarbeiten.
Viele Unternehmen denken, dass eine Migration komplexes technisches Fachwissen ihrerseits erfordert. Aber das ist nicht der Fall. Wir sorgen dafür, dass die Datenmigration für Sie einsichtig und überschaubar bleibt. Auch das Testen des neuen CTMS/eTMF findet unter unserer Anleitung statt, aber wir können es Ihnen (leider) nicht vollständig abnehmen. Sie kennen Ihre eigenen Daten am besten und sind die Einzigen, die beurteilen können, ob alle Felder, Komponenten und Optionen korrekt übertragen wurden. Aber der technische Teil rund um die Migration? Dafür haben Sie ja uns.
Allein in der ersten Hälfte des Jahres 2025 hat ResearchManager mehrere Migrationen von Unternehmen durchgeführt, die von Castor zu ResearchManager wechselten.
Die Projekte sind von sehr unterschiedlicher Größe: von einem Krankenhaus mit einer Handvoll Studien bis hin zu Big Pharma mit Dutzenden von Studien und 10.000 Dokumenten. Kleine Krankenhäuser, CROs, Forschungsinstitute: alle Arten von Organisationen haben erfolgreich migriert, denn die Arbeitsweise bleibt unabhängig von der Datenmenge gleich.
Sehen Sie selbst, wie ResearchManager den Migrationsprozess vereinfacht. Stellen Sie Ihre Fragen direkt, denn unsere Berater denken gerne mit Ihnen über die Möglichkeiten nach.
