Die 6 geheimen Zutaten für eine erfolgreiche Implementierung eines (neuen) CTMS

Ganz gleich, ob Sie zum ersten Mal ein CTMS-System einsetzen wollen, ein CTMS mit mehr Funktionen kaufen oder zu einem anderen CTMS wechseln müssen: Die Auswahl der Software ist nur der erste Schritt in einem langen Prozess. Schließlich muss das System richtig in die Organisation eingebettet werden, sonst ist die Investition reine Geldverschwendung.

Und das passiert häufiger, als Sie vielleicht denken. Wenn Sie eine Google-Sitzung starten, finden Sie zahlreiche Beispiele für erfolglose Software-Implementierungen. Es gibt sogar Studien, die zeigen, dass nur etwa 20% aller Implementierungen erfolgreich sind. Manchmal dauert die Implementierung Jahre, weil zu viele Leute in der Organisation etwas finden müssen, das ihnen an dem neuen System gefällt. In anderen Fällen bleibt das Tool nach der Implementierung im sprichwörtlichen Regal liegen, weil es nicht genügend mit dem Geschäftsprozess verknüpft ist.

Ein weiterer wichtiger Grund für das Scheitern von Software-Implementierungen in so vielen Unternehmen ist, dass die Auswirkungen der neuen Software auf die tägliche Arbeit der Mitarbeiter im Vorfeld nicht (ausreichend) berücksichtigt werden. Schließlich bedeutet die Verwendung einer neuen Software für die Mitarbeiter oft eine völlig neue Arbeitsweise. Eine Arbeitsweise, die sich von der unterscheidet, an die sie seit Jahren gewöhnt sind. Das kann zu Widerständen führen.

Es geht also nicht darum, etwas einzuführen und durchzusetzen. Eine wirklich erfolgreiche Software-Implementierung hängt davon ab, inwieweit die Benutzer das neue System annehmen und es täglich nutzen wollen. Software ist also nur so gut wie die Menschen, die mit ihr arbeiten.

Die Effektivität von Softwareimplementierungen hängt also zu 20% von der Software und zu 80% vom Verhalten der Mitarbeiter ab. Die Einführung einer neuen Software ist also kein IT-Projekt, sondern ein Veränderungsprojekt. Aber wie organisieren Sie das Wohlwollen der Mitarbeiter? Wie erleichtern Sie Verhaltensänderungen? Und wie stellen Sie sicher, dass ein neues CTMS-System tatsächlich von den Mitarbeitern angenommen wird?

Eine fehlgeschlagene Software-Implementierung ist immer mit Kosten verbunden und das wollen Sie natürlich vermeiden. In diesem Blog finden Sie 6 geheime Zutaten für die erfolgreiche Einführung eines CTMS in Ihrem Unternehmen – zusammen mit einem Softwareanbieter.

Ehrlich und transparent zu sein bedeutet, dass der Anbieter ehrlich darüber ist, was die Software kann und was nicht. Der richtige Anbieter wird zum Beispiel ehrlich sein, wenn eine bestimmte Funktionalität (noch) nicht ausreicht. Umgehungen sind dann immer möglich und manchmal kann eine Anpassung eine Lösung sein. Auf diese Weise tut der Anbieter alles, um ein hochwertiges Produkt zu liefern, das Sie nach der Implementierung zu Ihrer vollen Zufriedenheit nutzen können.

Und das ist noch nicht alles. Wenn Sie Anforderungen haben, die der Lieferant aus seiner eigenen Erfahrung heraus nicht für logisch hält, dann wird der richtige Lieferant nicht zögern, dies auf den Tisch zu legen. Dieser Lieferant wird sich Ihnen beugen, sieht es aber auch als seine Aufgabe an, hart zu bleiben und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Zu einem guten Erwartungsmanagement gehört auch, ehrlich und transparent zu sein. Ein guter Softwareanbieter legt die Erwartungen und Wünsche beider Parteien – Kunde und Anbieter – klar dar. Sie werden auch in den Fortschritt des Projekts einbezogen. Und laufen die Dinge nicht wie geplant oder sind Fehler gemacht worden? Dann wird dies ehrlich zugegeben.

All diese Punkte zeigen, dass die Beziehung mit dem richtigen Lieferanten nicht klinisch ist. Vielmehr ist es eine Partnerschaft: eine langfristige Beziehung, in der beide Parteien ständig in die Zukunft blicken. Mit diesem Partner können Sie offen und ehrlich bewerten, nach vorne blicken und Visionen teilen. Auf einen solchen Partner können Sie sich verlassen.

Ein gut durchdachtes CTMS-System sorgt für Effizienz. Wenn alles gut läuft, ist es das, was den Anbieter antreibt. Aber für Sie kann das während der Implementierung etwas abstrakt sein, weil die technischen Auswirkungen unklar sind. Wie wird es später wirklich funktionieren?

Um Widerstand zu vermeiden, ist es wichtig, dass der Lieferant engagiert bleibt und kommuniziert. Außerdem weiß der richtige Anbieter, dass die Wahrscheinlichkeit groß ist, dass Sie Ihre eigenen Anstrengungen während der Implementierung unterschätzen – das passiert in 90 % der Unternehmen. Aus diesem Grund wird die Implementierung in kleine Schritte unterteilt, um sie überschaubar zu halten und eine Stagnation des Fortschritts zu vermeiden. Zum Beispiel wird die Testumgebung während des Prozesses ständig aktualisiert, so dass Sie jede Änderung sofort sehen und auch in der Praxis ausprobieren können.

Bei dem richtigen Softwareanbieter wird Ihnen auch ein persönlicher Projektmanager oder Berater zugewiesen, der den Fortschritt überwacht und schnell auf Herausforderungen reagiert. Da diese Kontaktperson Termine einhält, leicht zu erreichen ist und klar kommuniziert, sollten diese Herausforderungen selten sein. Sollten sie dennoch auftreten, wird er oder sie Ihnen sofort die Zuversicht geben, dass alles in Ordnung sein wird. Denn aus der Erfahrung der Organisation weiß ein Projektmanager genau, wie er eine Herausforderung mit Ihnen besprechen und einen Plan zu deren Bewältigung aufstellen kann. Und aufgrund der vielen Beispiele, die Sie von Kunden erhalten, die sich schon einmal damit befasst haben, können Sie diesem Plan sofort vertrauen.

Besonders zu Beginn der Zusammenarbeit nimmt ein guter Anbieter Sie an die Hand. Gemeinsam werden Ihre Prozesse und Gedanken in ein CTMS-System umgewandelt, das für Ihr Unternehmen gut funktioniert und alle Stärken der Software ausschöpft. Der richtige Anbieter wird Ihnen auch sagen, welche Probleme bei anderen Kunden aufgetreten sind und wie sie gelöst wurden. Und wenn ein gutes Endergebnis erforderlich ist, wird der Anbieter Sie mit anderen Kunden in Kontakt bringen, damit Sie gegenseitig von den Hindernissen lernen können.

Je weiter Sie im Projekt vorankommen, desto mehr überlässt ein guter Anbieter Ihnen das Feld. Auch das ist für Sie kein Problem, denn der Anbieter hat Ihnen während des Projekts alle Werkzeuge an die Hand gegeben, die Sie brauchen – zum Beispiel in Form von Schulungen – um es selbst zu tun. ‚Mach es selbst, mach es gemeinsam, mach es selbst‘ sollte das Credo sein.

„Wir machen das immer so, und jetzt muss es plötzlich anders sein. Ich weiß nicht, ob unsere Mitarbeiter das mögen werden.“ Das ist eine logische Befürchtung und wahrscheinlich geht es Ihnen genauso. Und in der Tat: ein neues CTMS-System wird den Prozess verändern, aber der richtige Anbieter wird dafür sorgen, dass dies eine positive Veränderung ist.

Außerdem wissen Sie wahrscheinlich nicht genau, was alles möglich ist. Aber auch wenn die digitale Infrastruktur für Sie ein neues Thema ist, hat der richtige Softwareanbieter viel Erfahrung damit. Aus dieser Erfahrung heraus werden bestehende Kundenfälle mit Ihnen geteilt. Ohne dass Sie das Rad neu erfinden müssen, ergeben sich Optionen, an die Sie selbst vielleicht nie gedacht hätten. Optionen, die für Ihr Unternehmen und die Benutzer der Software einen echten Unterschied machen können. Und der Anbieter hat die saubere Aufgabe, alle Optionen zu prüfen, um die beste Lösung zu finden.

Um Barrieren zu durchbrechen, ist eine Projektgruppe unerlässlich. Dabei handelt es sich um eine Arbeitsgruppe, die sich aus verschiedenen Interessengruppen der Organisation zusammensetzt. Wenn diese Projektgruppe überzeugt ist, ist ein wichtiger Schritt getan: Es gibt Unterstützung. Die Mitglieder der Projektgruppe können dann die Vorteile des neuen CTMS-Systems den anderen Benutzern in der Organisation vermitteln.

Der richtige Anbieter ist ein Experte für Daten- und Prozessmanagement, während Sie natürlich ein Experte für die Konzeption, Durchführung und Analyse klinischer Forschung sind. Diese Expertisen verstärken sich gegenseitig: Der Input beider Parteien sorgt für ein optimales Ergebnis. Ein erfahrener Anbieter hat im Laufe der Jahre durch seine Kunden auch Wissen über die Durchführung klinischer Forschung erworben. Das macht ihn zu einem wertvollen Sparringspartner.

Ein guter Lieferant ist auch ein Sparringspartner für die Projektgruppe. Und indem er die Talente aller Beteiligten nutzt, wird das beste Ergebnis erzielt. Einige Mitglieder der Projektgruppe sind vielleicht technisch sehr versiert. Wenn Sie diese Personen in die technische Arbeit einbeziehen, können sie nach der Implementierung selbst Änderungen und Anpassungen an der Software vornehmen. Diese Leute mögen das Gefühl, dass ihr technisches Verständnis gesehen wird. Und die Tatsache, dass sie beim Aufbau des neuen Systems mithelfen, sorgt auch für mehr Interaktion und Gefühl für das Projekt. Aber auch Projektgruppenmitglieder, die technisch nicht (sehr) stark sind, sind wertvoll. Diese Leute wissen oft sehr genau, was sie und/oder ihre Kollegen wollen. Wenn der Anbieter sie ausführlich über ihre Erfahrungen sprechen lässt, können diese Wünsche bestmöglich in das System einfließen.

Die komplette Planung, Fristen, Vereinbarungen… Mit dem richtigen Anbieter wird alles in einem Projektplan und einem funktionalen Design (FO) zusammengefasst und auch der PDCA-Zyklus wird eingehalten: Plan, Do, Check, Act. Ohne zu sehr ins Detail zu gehen, bedeutet dies, dass Sie genau wissen, was Sie wann zu erwarten haben. In einem Meeting – je nach Größe des Projekts wöchentlich oder vierzehntägig – besprechen Sie dann gemeinsam mit den festen Ansprechpartnern beim Lieferanten den Fortschritt. Dabei geht es nicht nur um den technischen Fortschritt, sondern auch um den Fortschritt innerhalb der Organisation. Inwieweit haben die Mitarbeiter das neue CTMS-System bereits angenommen? Stoßen sie oder Sie auf Probleme, haben Sie Fragen oder brauchen Sie Rat? Dann ist der Anbieter immer für Sie da. Das schafft Vertrauen und sorgt für ein konstantes Tempo bei der Implementierung.

Für einen guten Softwareanbieter sind die Geheimnisse aus diesem Blog natürlich kein Geheimnis. Bei ResearchManager zum Beispiel sind die sechs erwähnten Zutaten genau die Art und Weise, wie wir unsere Kunden „befähigen“ und wie wir einen Kulturwandel – und damit eine erfolgreiche Softwareimplementierung! – geschehen. Wir wissen besser als jeder andere, was getan werden muss, um das Implementierungsprojekt zu beschleunigen und die Akzeptanz unseres CTMS-Systems zu erhöhen. Oder wie Daphne van Hoeken, Forschungskoordinatorin für psychische Gesundheit bei der Parnassia Group sagt:

„Wir haben das CTMS zusammen mit ResearchManager eingerichtet. Dabei stießen wir auf einige Unzulänglichkeiten, denn es stellte sich heraus, dass wir unsere eigenen Prozesse noch nicht in Ordnung hatten. Die Klärung dieser Prozesse wurde schließlich Teil der Einrichtung – ein sehr schönes Nebenergebnis. Während des Prozesses hatte ich regelmäßigen und angenehmen Kontakt mit ResearchManager. Ich mochte – und mag immer noch – ihre Bereitschaft, mit uns mitzudenken und uns dabei zu helfen, die Software für uns passend zu machen. Wir sind eine Organisation im Gesundheitswesen, keine IT-Organisation. Die Tatsache, dass wir immer Fragen stellen können, ist für uns sehr wertvoll.“

Apropos CTMS: Wir bieten das eClinical-Tool, mit dem Sie den Prozess rund um Studienanträge und die Verfolgung von Studienportfolios vollständig digitalisieren können.