Die Erfahrungen der Parnassia Gruppe

Daphne van Hoeken, Forschungskoordinatorin für psychische Gesundheit, sagt: „Da wir keine akademische Einrichtung sind, sind wir nicht darauf eingerichtet, von unserem Kern aus Forschung zu betreiben. Um die Kollegen, die in unserer großen Organisation forschen müssen oder wollen, besser zu unterstützen, gab es einen schlummernden Bedarf an einem unterstützenden, digitalen Tool. Der Auslöser für die Suche nach einem solchen Tool war ein Besuch der Gesundheits- und Jugendinspektion – im Jahr 2017. Es stellte sich heraus, dass wir nicht ordnungsgemäß verwaltungstechnisch abgesichert hatten, welche Untersuchungen zu diesem Zeitpunkt liefen und welche Patienten betroffen waren. Wir wollten daher ein Tool in die Hände bekommen, mit dem wir diese administrative Verantwortung sicherstellen und die Arbeit für die Kollegen besser organisieren konnten. Dieses Tool haben wir in ResearchManager gefunden.“

Einer der Gründe, warum sich die Parnassia Groep für ResearchManager entschieden hat, ist die Flexibilität, die Software ganz nach den eigenen Bedürfnissen einzurichten. Van Hoeken: „Wir begannen mit dem CTMS und richteten es mit ResearchManager ein. Dabei stießen wir auf einige Unzulänglichkeiten, denn es stellte sich heraus, dass wir unsere eigenen Prozesse nicht in Ordnung hatten. Die Klärung dieser Prozesse wurde schließlich Teil der Einrichtung – ein sehr schönes Nebenergebnis. Während des Prozesses hatte ich regelmäßigen und angenehmen Kontakt mit ResearchManager. Ich mochte – und mag immer noch – ihre Bereitschaft, mit uns mitzudenken und uns dabei zu helfen, die Software für uns passend zu machen. Und es gibt noch einen weiteren Grund, warum wir uns seinerzeit für ResearchManager entschieden haben: der leicht zugängliche, niederländischsprachige Helpdesk. Wir sind eine Organisation im Gesundheitswesen, keine IT-Organisation. Außerdem sprechen nicht alle unsere Kollegen fließend Englisch. Die Tatsache, dass wir ResearchManager jederzeit Fragen stellen können, ist für uns sehr wertvoll.“

Das CTMS ist nun seit etwa vier Jahren bei der Parnassia Group im Einsatz. „Die wichtigsten Ziele, die wir damit bereits erreicht haben? Dass wir jetzt den Überblick über alle laufenden Studien behalten und dass unser internes Genehmigungsverfahren gestrafft wurde“, sagt Van Hoeken. „Wir registrieren jetzt alle Studien in dem System – sowohl Studien, die von der Medizinischen Ethikkommission (METC) geprüft wurden, als auch andere Studien mit Patientendaten. Wenn ein Forscher eine Studie im CTMS einreicht, leitet das System den Antrag automatisch an den zuständigen Direktor weiter. Das Einreichen eines Antrags ist also schnell und einfach. Im Gegenzug hat der Direktor einen klaren Überblick darüber, welche Studien mit seinen Patienten laufen, welche Studien bereits genehmigt wurden und welche noch Maßnahmen erfordern. Das CTMS kommt also sowohl den Forschern als auch den Direktoren zugute. Wir nutzen das Tool auch für die interne Werbung, denn wir können ganz einfach einen Ausdruck aller genehmigten und laufenden Studien erstellen. Wir stellen diese Liste regelmäßig in unser Intranet ein, um andere Kollegen zu inspirieren. Wir möchten das, was innerhalb der Parnassia Group geschieht, gut sichtbar machen.“

Der EDC hat laut Van Hoeken auch erhebliche Vorteile. „Damit haben wir einen zentralen und sicheren Ort für die Sammlung und Aufzeichnung unserer eigenen Forschungsdaten – mit Ausnahme von physischen Daten wie Körpermaterial. Zuvor waren diese Daten an verschiedenen Stellen auf unseren Servern gespeichert, ohne dass wir einen klaren Überblick hatten und sie ordnungsgemäß verwalteten. Das Risiko dabei ist, dass ein Forscher Daten auf seinem eigenen Teil des Servers speichert, wodurch diese Daten nach dem Verlassen der Organisation unzugänglich sind. Das macht Sie als Organisation natürlich sehr verwundbar. Obwohl der EDC noch nicht von allen unseren Forschern genutzt wird, haben wir dieses Risiko bereits weitgehend in den Griff bekommen. Außerdem wird der Patientenselbstbedienungsdienst im EDC weithin genutzt. Dieser ermöglicht es den Forschern, zu einem selbst gewählten Zeitpunkt und völlig automatisch Fragebögen an die Teilnehmer aus dem System zu senden. Die Ergebnisse dieser Fragebögen erscheinen dann automatisch im EDC, wodurch das Risiko von Fehlern ausgeschlossen wird. Und wenn ein Forscher Daten ändert oder etwas hinzufügt, wird diese Aktion sauber aufgezeichnet.“