Das Verbeeten Institut kann Monate schneller mit dem Studium beginnen

Alles war fein säuberlich in Ordnern auf einer Festplatte angeordnet. Aber manchmal mussten die Strahlentherapeuten-Onkologen im Institut Verbeeten zu lange nach den richtigen Dokumenten suchen. Das Clinical Trial Management System(CTMS) von ResearchManager hat dies geändert.

Das Fachkrankenhaus Institut Verbeeten bestrahlt Krebspatienten, bietet nuklearmedizinische Versorgung und führt klinische Forschung durch. Dazu gehören Studien zu neuen Therapien, Technologien und Behandlungsstrategien. Mit rund 250 Mitarbeitern werden hier jährlich 4.500 Patienten behandelt und 7.000 Patienten untersucht.

Viel E-Mail-Verkehr mit Ärzten

Vor der Einführung von ResearchManager führte die schwerfällige Dokumentenverwaltung zu Verzögerungen bei den Forschungsprozessen. Jorine Vermaire, Forschungskoordinatorin am Institut Verbeeten: „Unsere Ordnerstruktur könnte nicht einfacher sein, aber die Strahlentherapeuten-Onkologen baten uns regelmäßig um Hilfe. Wo kann ich das finden? Können Sie mir das zuschicken? Sie zogen es vor, ihre Zeit mit der Patientenbetreuung zu verbringen. Das Hinzufügen von Dokumenten wurde durch meinen Kollegen erledigt. Das verursachte eine Menge Hin- und Her-E-Mails und nahm eine Menge Zeit in Anspruch.“

Auch der Start der Studien verlief nicht reibungslos. „Wir müssen dafür mehrere Status durchlaufen, so dass wir oft Fragen zum Fortschritt bekamen. Am Anfang wurde dies manchmal in Excel oder sogar in einem Papierdokument festgehalten. Es gab kein System, in dem Ärzte den Status einsehen konnten, und der Start von Studien dauerte daher zu lange.“

Den richtigen Patienten einbeziehen

Natürlich ist der Zugang zu genauen Informationen für das Institut von entscheidender Bedeutung. „Gerade bei den vielen Protokollen, die wir erstellen, ist es wichtig, dass alle Beteiligten über die gleichen aktuellen Informationen verfügen. Andernfalls könnten Sie z.B. den falschen Patienten einbeziehen oder wichtige Informationen übersehen, so dass Sie die Strahlentherapie anders planen. Und das wirkt sich wiederum auf die Patientenversorgung aus“, sagt Jorine. Es war Zeit für eine bessere Lösung.

Jorine Vermaire, Forschungskoordinatorin

Leichterer Datenaustausch

Um ihren Forschungsprozess zu optimieren und die Patientenversorgung zu verbessern, arbeitet das Institut Verbeeten jetzt mit dem ResearchManager Clinical Trial Management System. Jorine: „Durch Krebsnetzwerke und unsere Zusammenarbeit mit beispielsweise dem Elisabeth-TweeSteden-Krankenhaus, dem Jeroen Bosch-Krankenhaus und dem Amphia-Krankenhaus haben wir den Namen ResearchManager oft gehört. Da wir viele Daten austauschen, war die Entscheidung für dasselbe System schnell getroffen.“

Inzwischen arbeiten über 35 von Jorines Kollegen mit ResearchManager, sowohl Ärzte als auch der Direktor und das Sekretariat. „Sie mussten sich erst daran gewöhnen, aber alle sind positiv gestimmt und zufrieden mit der Übersicht. Das Einloggen ist auch einfach über eine einzige Anmeldung auf unserer Intranetseite.“

Alle Dokumente und Fortschritte an einem Ort

Laut Jorine sorgt das CTMS für weniger Fragen und mehr Übersicht: „Was mir wirklich gefällt, ist, dass man alle Dokumente an einem Ort hat. Alle sehen dieselben Informationen. Die Kollegen haben unterschiedliche Zugriffsrechte und einige können auch selbst Dokumente hinzufügen oder Studien starten. Sie müssen mich nicht mehr per E-Mail kontaktieren.“

Sie verwendet die Statusüberprüfungen am häufigsten. „In welchem Stadium befindet sich die Studie? Wie weit ist das andere Krankenhaus fortgeschritten und haben sie die gleichen Dokumente? Dank ResearchManager sind wir alle auf der gleichen Seite. Es ist auch nützlich, dass man alle Kosten im Auge behalten kann, denn wenn wir mit einem Pharmaunternehmen zusammenarbeiten, sind die Budgets kompliziert.“

Laufende Hilfe von ResearchManager

Das Team von ResearchManager half Jorine bei der Einrichtung und Implementierung des CTMS. „Wir hatten zunächst einen anderen Anbieter in Betracht gezogen, aber dort gab es keine Unterstützung mehr. Ich finde diese Hilfe sehr wichtig. Ich treffe mich jetzt jeden zweiten Monat mit jemandem von ResearchManager, um Fragen und Anpassungen zu besprechen. Zum Beispiel haben sie vor kurzem das Modul für digitale Unterschriften für uns hinzugefügt, wenn wir Dokumente vom wissenschaftlichen Ausschuss oder dem Direktor genehmigen lassen müssen. Sie können sich selbst einloggen und die Genehmigung erteilen. Es enthält auch ein Datum, so dass Sie immer herausfinden können, wann jemand etwas genehmigt hat.“

Patienten früher geholfen

Jorine möchte nicht mehr ohne das CTMS von ResearchManager arbeiten. Und das nicht nur wegen des zusätzlichen Einblicks, der verbesserten Zusammenarbeit und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: „Weil der gesamte Forschungsprozess effizienter ist, können wir Studien manchmal Monate schneller beginnen und Patienten früher helfen.“

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