Keine doppelte Arbeit mehr für METC Erasmus MC

Früher musste eine Person einen USB-Stick mit Forschungsunterlagen mitbringen, jetzt können sie von mehreren Benutzern (je nach ihren Zugriffsrechten) digital eingereicht werden. METC Erasmus MC hat dies mit unserem Regulatory Information Management System eingerichtet.

Das Medical Ethical Review Committee (METC) des Erasmus MC spielt eine wichtige Rolle für die Sicherheit, Integrität und Qualität der durchzuführenden klinischen Studien. Dieses gesetzlich anerkannte Komitee hat etwa 52 Mitglieder und besteht aus zwei Kammern, die jeweils zweimal im Monat zusammentreten und medizinische Forschung mit Versuchspersonen überprüfen.

USB-Sticks und jede Menge Vervielfältigung

Andrea de Jong, Sekretärin an der METC Erasmus MC, und ihre Kollegen sorgen stets dafür, dass alle Forschungsanträge für die Sitzungen ordentlich vorbereitet sind. Bevor sie ResearchManager dafür verwendete, hatte die Abteilung ein halbdigitales System. Andrea erklärt: „Der Forscher gab uns einen USB-Stick mit den relevanten Dokumenten. Wir mussten diese prüfen, manuell eingeben und auf einer gemeinsam genutzten lokalen Festplatte vorbereiten, damit der Ausschuss darauf tagen konnte. Also eine Menge Doppelarbeit. Außerdem war es ein einseitiges System. Die Einreicher hatten keinen Zugang zu diesem System. Um den Stand der Dinge zu erfahren, mussten sie anrufen oder eine E-Mail schicken.“

Auf der Suche nach einem Portal

Obwohl das alte System funktionierte, war es eindeutig veraltet und auch nicht ganz sicher. „Wir waren bereit für etwas Moderneres, eine Art Portal. Denn in der heutigen Zeit wollen die Einsender ihre Daten selbst verwalten und kontrollieren. Dann haben wir angefangen, uns umzuhören und andere Krankenhäuser zu besuchen. METC Isala Klinieken arbeitete bereits mit ResearchManager und es gefiel uns. Unser Projektleiter hat dann alles in Bewegung gesetzt“, sagt Andrea.

Digitalisieren mit RIMS ResearchManager

Um 2017 herum startete das METC Erasmus MC ein Digitalisierungsprojekt und begann mit der Implementierung des ResearchManager-Moduls RIMS (Regulatory Information Management System, früher METC Management). RIMS unterstützt Regulierungsbehörden wie die METCs mit einer zentralen Dokumentenablage, effizienteren Genehmigungsprozessen und Berichtsfunktionen. Das spart ihnen viel Zeit und gewährleistet einen sicheren Prozess.

RIMS an den eigenen Prozess anpassen

Die Implementierung von ResearchManager war ein iterativer Prozess, mit viel Feinabstimmung zwischendurch. Andrea: „Während der Nutzung entdeckten wir manchmal fehlende Teile für unseren eigenen Prozess. Zusätzliche Registerkarten, Eingabefelder für bestimmte Daten, Status, die wir zuvor auf Papier oder in einer Excel-Datei festgehalten hatten. Wir konnten uns diesbezüglich problemlos mit ResearchManager austauschen und sie hörten wirklich genau zu, was wir brauchten. Und ich stehe immer noch jede Woche mit ihnen in Kontakt. Das System wird ständig an unsere Bedürfnisse und die sich ändernde Gesetzgebung angepasst. Diese Zusammenarbeit und Flexibilität sind sehr schön.“

Schnittstelle zu Erasmus MC-Systemen

Das ResearchManager-Team half auch bei der Integration des alten Systems. Alle Dateien aus diesem System wurden in das neue METC-Verwaltungssystem migriert. Es gibt auch eine Verbindung zwischen dem Projektmanagementsystem von Erasmus MC (PaNaMa) und ResearchManager, so dass der Forscher die von der METC zu prüfenden Dokumente per Knopfdruck weiterleiten kann. Andrea: „Dadurch wird doppelte Arbeit für den Forscher vermieden, da er eine Akte nur in einem System eingeben muss.“

‚Alles an einem Ort‘

Die Einreichung und Prüfung von Dossiers, Änderungen und anderen Dokumenten erfolgt jetzt vollständig digital über ResearchManager RIMS. Dies hat auch die Sicherheit und den Schutz vertraulicher Dossierdaten verbessert. Die Arbeit von Andrea hat sich leicht verändert: „Früher habe ich die Daten eingegeben, jetzt überprüfe ich, was die Forscher selbst eingegeben haben. ResearchManager ist für mich jetzt unverzichtbar. Auch meine Kollegen sind begeistert, denn man hat auch einen Überblick darüber, was zu tun ist. Alles ist an einem Ort und leicht zu finden. Dieses digitale System hat uns auch durch die damalige Koronazeit geholfen.“

‚Forscher können eine Studie besser verfolgen‘.

„Die Forscher können den Verlauf der Bewertung einer Studie jetzt viel besser verfolgen, so dass ich sie seltener am Telefon habe als früher“, sagt Andrea. „Andererseits bekomme ich jetzt mehr Fragen zur Funktionsweise des Systems, vor allem von neuen Benutzern. ResearchManager ist an sich nicht kompliziert, aber aufgrund der hohen Fluktuation unter den Forschern helfe ich diesen neuen Benutzern häufiger. Das kann zwar manchmal zeitaufwändiger sein, aber ich genieße den Kontakt mit ihnen sehr.“

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