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Reinier de Graaf migriert erfolgreich 270 Studien zu ResearchManager Als CastorSMS den Support einstellte, musste das Reinier de Graaf Krankenhaus 270 Studien auf ein neues System migrieren. Das Wissenschaftsbüro nutzte…
Gepostet:28. August 2025
Als CastorSMS den Support einstellte, musste das Reinier de Graaf Krankenhaus 270 Studien auf ein neues System migrieren. Das Wissenschaftsbüro nutzte die Gelegenheit, um seine Arbeitsmethoden und Prozesse weiter zu schärfen.
Das Reinier de Graaf Krankenhaus ist das älteste Krankenhaus der Niederlande und bietet mehr als 500.000 Patienten in Delft und Umgebung akute, ambulante und chirurgische Versorgung. Als eines der 27 besten klinischen Krankenhäuser in den Niederlanden setzt sich Reinier de Graaf dafür ein, dass Menschen in jeder Lebensphase gesund bleiben.
Wenn Ihr derzeitiges Studienverwaltungssystem ankündigt, dass es abgeschaltet wird und Sie plötzlich 781 Studien migrieren müssen, ist das gelinde gesagt ärgerlich. Aber Shahnaaz Bholai, Science Advisor bei Reinier de Graaf, sah die Sache positiv und nutzte die Gelegenheit, um gemeinsam mit dem Science Office die Arbeitsmethoden und Prozesse weiter zu verbessern. „Alles funktionierte, aber die Kommunikation über Forschung und Bewertungen erfolgte immer noch außerhalb des Systems per E-Mail. Dann fingen wir an, über eine neue Einrichtung nachzudenken. Aufgrund der Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Workflow-Integration entschieden wir uns schließlich für ResearchManager.“
Shahnaaz investierte zwei bis drei Wochen in die Vorbereitung. „Welche Daten brauchen wir? Wie sollen wir das mit unserem kleinen Team bewältigen? Im Prinzip könnte auch ResearchManager die Migration übernehmen, aber erst nach dem Going Live. Wir zogen es vor, mit einem gefüllten System live zu gehen, mit dem die Forscher sofort arbeiten konnten.“
Die Pläne wurden im Detail mit dem Berater von ResearchManager besprochen. „Wir haben alle Optionen, den Fahrplan und die wichtigsten Punkte besprochen. Welche Felder werden benötigt und wollen wir separate Dokumente oder Zip-Dateien hochladen? Diese Zusammenarbeit war sehr schön und dass jemand aus Erfahrung sagte: das ist machbar. ResearchManager hat auch alles auf inaktiv gesetzt, so dass wir das System füllen konnten, ohne dass alle Benutzer benachrichtigt wurden. Daran hatten wir selbst nicht gedacht“, sagt Shahnaaz.
Am Ende entschied sich das Wissenschaftsbüro, nur die laufenden Studien zu migrieren: 270 von 781. Shahnaaz suchte den Kontakt zu ihren IT-Kollegen, und sie halfen dabei, die Sache so effizient wie möglich anzugehen. „Die IT-Abteilung filterte alle relevanten Felder aus den Castor-Quelldaten und lieferte uns eine sortierte Liste. Ich musste die Daten nur noch per Copy-Paste in ResearchManager einfügen.“
Das Wissenschaftsbüro brauchte zwei Wochen, um tatsächlich zu migrieren. „Wir haben die Studien unter uns aufgeteilt. Und um die Qualität zu überwachen, überprüfte ein Kollege die migrierten Daten von neu nach alt. Sind alle Dokumente darin enthalten? Sind die Kategorien korrekt? Während der Übergangsphase, als das Wissenschaftsbüro noch kein Studienverwaltungssystem hatte, waren auch neue Studien hinzugekommen. Wir verfolgten diese separat in Excel auf unserem gemeinsamen Laufwerk und bezogen sie ebenfalls in die Migration ein.“
Nach der Migration schrieb Sjahnaaz ein weiteres Handbuch und plante Demositzungen für die 480 Benutzer im Krankenhaus. Reinier de Graaf erntet jetzt die Früchte dieser Arbeit.
Das neue CTMS hat mehrere Prozesse integriert. Shahnaaz: „Wir haben einen Teil der primären Bewertung, einen separaten Prozess für VGO und für Verträge. Im Grunde kann der gesamte Prozess durchlaufen werden, einschließlich der Unterzeichnung über ValidSign, und alles wird in der Hauptakte gespeichert. Und im Gegensatz zu CastorSMS werden die Ermittler nicht mehr mit E-Mails überlastet, sondern erhalten nur noch bei Bedarf Benachrichtigungen.“
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