Een digitaal EDC-systeem kost geld, maar je bespaart er ook geld mee

Natuurlijk zit niemand te wachten om tijdens een klinisch onderzoek alles op papier bij te houden. Het kost veel tijd, is foutgevoelig en de toegang tot de data is op zijn minst omslachtig te noemen. Tóch blijkt uit onderzoek van Chakraborty et al. (2022) dat er nog volop barrières worden ervaren door onderzoeksinstituten en CRO’s waardoor Electronic Data Capture (nog) niet wordt gebruikt. De twee meest genoemde redenen zijn de kosten en de verwachte technische ondersteuning. In dit blog gaan we in op de kosten voor het inzetten van een digitaal EDC-systeem bij klinisch onderzoek.

Verkeerde aanname: een EDC kost geld

Het is logisch dat het budget bij klinisch onderzoek niet oneindig is, maar toch zijn de kosten een opvallende reden om geen EDC in te zetten. Uit het bovengenoemde onderzoek van Chakraborty et al. (2022) blijkt namelijk óók dat het gebruik van een eCRFs de kosten kan verminderen met 49 tot 62%. De uitgave betaalt zichzelf dus ook weer terug. Bovendien levert het gebruik van een Electronic Data Capature systeem ook talrijke andere voordelen op. 

De voordelen van digitale EDC-systemen in klinische studies

In onderzoek van Sahoo & Bhatt (2004) is aangetoond dat er een aantal duidelijke voordelen zijn van een EDC-systeem in klinisch onderzoek ten opzichte van de traditionele werkwijze om alles op papier bij te houden.

1.Verhoogde betrouwbaarheid van data

EDC-systemen minimaliseren menselijke fouten door real-time en automatische gegevensvalidatie. Als je per ongeluk een leeftijd invult die niet logisch is, bijvoorbeeld 150 jaar, dan zal het systeem dit opmerken en je vragen om het te controleren. Ook zorgt het EDC-systeem ervoor dat iedereen dezelfde regels volgt bij het invoeren van gegevens, waardoor de data consistent, nauwkeurig en betrouwbaar is. Dit scheelt een handmatige controle van de data en het opschonen ervan omdat het automatisch patiënten met onjuiste of onvolledige gegevens uitsluit van de analyse.

2. Verbeterde efficiëntie zorgt voor snellere resultaten 

Door de gegevens digitaal en op één centrale locatie te verzamelen, worden vele processen versneld tijdens de klinische studie. Onderzoekers kunnen sneller gegevens verzamelen, analyseren en rapporteren, waardoor ze aanzienlijk tijd en inspanning besparen. Dit komt doordat ze minder werk hebben met het ophalen en versturen van formulieren, het indienen van correctieverzoeken en het oplossen van vragen van data-analisten.

3. Kostenbesparing tussen de 49 en 62%

De efficiëntieslag in de processen versnelt de duur van klinische studies met weken en soms zelfs maanden. Hierdoor dalen de totale kosten voor de studie. Het gebruiken van een EDC-systeem is dus een uitgave, maar het levert tijdwinst én dus een besparing op (Chakraborty et al., 2022).

 4. Naleving van wet- en regelgeving

Met een EDC-systeem voldoe je aan de strenge wet- en regelgeving en maak je (externe) audits een stuk simpeler. Het EDC-systeem bevat o.a. gedetailleerde logbestanden die alles opslaan wat er met de data gebeurt. Elke keer dat iemand gegevens invoert, wijzigt of verwijdert, wordt dit vastgelegd. En doordat dit secuur wordt bijgehouden, kunnen auditors makkelijker en sneller hun werk doen. Ze hebben direct toegang tot alle informatie die ze nodig hebben om te controleren of de klinische studie correct is uitgevoerd. Als je alles op papier bijhoudt wordt het al snel onoverzichtelijk en een tijdrovend proces om een audit uit te voeren.

5. Toegang op afstand en dus betere samenwerking

Met cloudgebaseerde EDC-systemen kunnen onderzoekers en klinisch personeel real-time de status inzien en data ook op afstand raadplegen en analyseren Dit bevordert de samenwerking en versimpelt het proces aanzienlijk wanneer op verschillende locaties patiëntdata wordt verzameld.

De overstap naar een digitaal EDC-systeem is meer dan een technologische upgrade

Het vertegenwoordigt een paradigmaverschuiving hoe klinisch onderzoek wordt uitgevoerd. Het stelt Contract Research Organizations, academische instellingen of andere instituten in staat om sneller onderzoek te doen, data nauwkeurig en consistent in te voeren en te voldoen aan de strenge wet- en regelgeving. Daarnaast bevordert het samenwerkingen met onderzoekers over de hele wereld. Al deze voordelen zorgen voor beter onderzoek en dieper inzicht hoe de patiëntenzorg verbeterd kan worden. En het mooie is dat de investering zichzelf terugverdient omdat je de processen sneller doorloopt.