Klinisch onderzoek vereist nauwkeurig documentbeheer voor het waarborgen van kwaliteit en compliance. Een Electronic Trial Master File (eTMF) voorziet in deze behoefte door alle onderzoeksdocumentatie te digitaliseren en centraal beschikbaar te maken. Dit resulteert in efficiëntere werkprocessen en betere controle over het onderzoek. Maar hoe kies je het beste eTMF-systeem voor een klinische (multicenter) studie? Een mid-size biotechbedrijf heeft heel andere wensen en eisen dan academische onderzoekscentra, big pharma of een startende CRO. In deze keuzegids helpen wij daarmee.

Belangrijke selectiecriteria voor een eTMF-platform

1.  Compliance
   1. Certificering
   2. Audit trail
   3. Databeveiliging
   4. Data-opslag
2. Document- en versiebeheer
3. Gevalideerde e-Sign functionaliteit
4. Schaalbaarheid
5. Prijsmodel
6. Onboarding
   1. Implementatie
   2. Ondersteuning

Een betrouwbaar eTMF-platform moet voldoen aan internationale regelgeving en normen. Controleer daarom als eerste of een eTMF voldoet aan de wet- en regelgeving in jouw land. Voldoet het er niet aan? Dan valt het eTMF-systeem af.

Certificering

Een eTMF-platform moet voldoen aan relevante certificeringen voor klinisch onderzoek. Welke dat exact zijn, hangt af van de locatie waar de studie wordt uitgevoerd. 

• ISO 27001: Waarborgt systematische informatiebeveiliging en continue verbetering
• ISO 14155: Stelt standaarden voor klinisch onderzoek met medische hulpmiddelen, van ontwerp tot rapportage
• GCP compliance: Garandeert naleving van internationale ethische en wetenschappelijke kwaliteitsnormen
• 21 CFR Part 11: Bepaalt criteria voor betrouwbare elektronische data en handtekeningen in FDA-gereguleerde systemen
• GDPR/AVG (Europa): Vereist zorgvuldige verwerking en bescherming van persoonsgegevens
• HIPAA (USA): Stelt normen voor beveiliging van medische gegevens
• NEN 7510 (Nederland): Nederlandse standaard voor informatiebeveiliging in de zorg
• ISO 9001 is een pré, maar niet verplicht. ISO 9001 is de wereldwijd erkende norm voor kwaliteitsmanagementsystemen

Audit trail

Bij de selectie van het beste eTMF-platform voor een organisatie speelt de audit trail functionaliteit een cruciale rol. Een uitgebreide audit trail stelt organisaties in staat om tijdens audits en interne en externe inspecties volledige transparantie te bieden in alle handelingen in het eTMF. Dit is essentieel voor het behalen en behouden van certificeringen en het voldoen aan regelgeving in klinisch onderzoek.

 Een goede audit trail bevat minstens de volgende elementen

• Complete vastlegging van alle systeemactiviteiten in een uitgebreid logboek
• Gedetailleerde registratie van accountbeheer zoals inlogpogingen, wachtwoord wijzigingen en toewijzing van rollen
• Onveranderbare registratie die niet achteraf kan worden aangepast
• Automatische documentatie van elke wijziging met gebruikersgegevens, tijdstip en aangepaste waarden
• Instelbare verplichting voor het toevoegen van toelichting bij wijzigingen
• Praktische functionaliteit voor het inzien, exporteren en afdrukken van auditgegevens

Extra informatie: “Hoe draagt een eTMF bij aan efficiënte audits en GCP-compliant werken?”

Dataopslag

De locatie van dataopslag is zeker bij internationale multisite studies een belangrijk selectiecriterium, omdat iedere onderzoekslocatie zich aan eigen lokale regelgeving moet houden. Afhankelijk van de lokale wet- en regelgeving en voorkeuren binnen de organisatie, kunnen regionale clouddiensten het beste hierop aansluiten. Dit heeft twee belangrijke voordelen:

1. Gegevens worden opgeslagen en verwerkt binnen de jurisdictie van het betreffende land. Bijvoorbeeld in de VS, Canada, Australië, Japan of een Europees land.
2. De verwerking voldoet aan lokale veiligheids- en compliance normen

Databeveiliging 

Toegangsbeheer en beveiliging

Een betrouwbaar eTMF-systeem kenmerkt zich door geavanceerde beveiligingsfuncties die een veilige en gecontroleerde toegang tot onderzoeksdata waarborgen.

Essentiële beveiligingsfuncties zijn:

1. Een op rollen gebaseerd toegangsbeheersysteem
2. Onderzoekslocaties hebben alleen toegang tot hun eigen documentatie via role-based access control
3. Single Sign-On (SSO) mogelijkheid via Security Assertion Markup Language (SAML)
4. Tweefactorauthenticatie (2FA) met gebruikersnaam, wachtwoord en verificatiecode
5. Autorisaties die kunnen worden ingesteld op verschillende niveaus zoals applicatie, tool, studie. locatie en patiënt.
6. Mogelijkheid om de wachtwoordsterkte af te dwingen
7. Instelbaar beleid voor wachtwoordwijzigingen

Pentesten

Bij het selecteren van een eTMF-platform is het essentieel om na te gaan hoe de beveiliging wordt getest en onderhouden. Een leverancier kan zogenaamde pentesten laten uitvoeren. Tijdens zo’n pentest zoeken ethische hackers naar kwetsbaarheden in het eTMF-systeem. Zo identificeren ze potentiële zwakke punten die kwaadwillende hackers zouden kunnen misbruiken. De resultaten van een pentest stelt ontwikkelaars in staat om de beveiliging te versterken en risico’s te beperken.

Documentbeheer staat uiteraard centraal bij de keuze van een eTMF-systeem. Het beste eTMF-platform, vooral bij grote studies, onderscheidt zich door uitgebreide mogelijkheden voor documentmanagement en versiebeheer. Dit zorgt voor efficiëntere werkprocessen en dat elk teamlid beschikt over het meest recente document.

Let bij het vergelijken van eTMF-systemen op deze functionaliteiten:

• Processen verlopen digitaal met ingebouwde workflows en deadlines
• Automatische notificaties voor deadlines naar betrokkenen
• Documentversies worden automatisch gelogd om verwarring te voorkomen en zodat iedereen werkt met de meest recente versie
• Uitgebreide filtermogelijkheden op land, regio, onderzoekslocatie en documentnaam
• Een flexibele mappenstructuur is een voordeel ten opzichte van een vastgestelde structuur die door de leverancier wordt opgelegd.
• De communicatie verloopt volledig via het eTMF-systeem, wat voorkomt dat belangrijke informatie verloren gaat in e-mailwisselingen
• Uitgebreide audit trails voor het volgen en loggen van wijzigingen
• Electronic Investigator Site File (eISF) functionaliteit voor multicenter studies
• Het is wettelijk verplicht dat de data 15 jaar wordt opgeslagen. Kan dit bij de aanbieder van het eTMF? En ook met de dataopslag in een land naar keuze?

Extra informatie: eISF en eTMF: perfecte partners voor multicenter studies

Een goed eTMF-systeem kenmerkt zich door een gevalideerde eSign-functionaliteit. Hierdoor worden workflows gestroomlijnd, goedkeuringen versneld en ontstaat snellere besluitvorming. Dit verbetert de efficiëntie van het onderzoeksproces.

Zit er een eSign functionaliteit in het eTMF? Let dan op hierop:

• De elektronische handtekening moet rechtsgeldig zijn
• Volledige traceerbaarheid van ondertekening (wie, wanneer, waar)
• Flexibele inrichting van de digitale goedkeuringsprocessen:
  • Ingebouwde workflows met deadlines per onderzoekslocatie
  • Instelbare volgorde van ondertekening tussen functionarissen
  • Fasering mogelijk tussen verschillende onderzoekslocaties

Bij het selecteren van het beste eTMF-systeem voor een organisatie is het belangrijk vooruit te kijken naar toekomstige groei. Het kiezen van een systeem met onvoldoende groeimogelijkheden kan leiden tot beperkingen wanneer de organisatie of het aantal studies groeit. Een schaalbaar systeem voorkomt deze beperking en groeit mee met de behoeften van de organisatie.

Een toekomstbestendig eTMF-platform biedt:

• Naadloze integratie met CTMS en andere onderzoekstools via API’s
• Flexibele uitbreiding van functionaliteiten
• Ondersteuning voor een groeiend aantal studies en gebruikers
• Ondersteuning voor multicenter studies via electronic Investigator Site File (eISF)
• Mogelijkheid tot uitbreiding met aanvullende modules, zoals een EDC (Electronic Data Capture), ePRO (Electronic Patient-Reported Outcomes), RTSM (Randomization and Trial Supply Management), CTMS (Clinical Trial Management System), RIMS (Regulatory Information Management System) en LIMS (Laboratory Information Management System
• Aanpasbaarheid aan specifieke onderzoeksprocessen zoals Phase I, II, III, IV of Pivotal/Pilot/PMS.
• Integratie met bestaande systemen via een API, zoals single sign-on (SSO), financiële software, HR-software en business intelligence tools.

Leveranciers van eTMF-systemen hanteren uiteenlopende prijsmodellen. Het beste eTMF biedt een flexibele prijsstructuur die aansluit bij het aantal studies en gebruikers van een organisatie. Een goed afgestemd prijsmodel voorkomt onnodige kosten door verplichte afname van ongebruikte studies en functionaliteiten.

Type organisatie

Controleer eerst of de leverancier past bij de organisatiegrootte, bijvoorbeeld:

• Grote farmaceutische bedrijven
• Mid-size biotechbedrijven
• Startende CRO’s
• Academische onderzoekscentra
• Ziekenhuizen met enkele studies per jaar
• Academische ziekenhuizen met honderden studies per jaar

Prijsstructuur

Let op deze aspecten in het prijsmodel:

• Verplichte afname van een minimaal aantal gebruikers
• Vaste kosten per studie versus kosten per gebruiker
• Toegang tot alleen de benodigde modules
• Mogelijkheid om klein te starten en later op te schalen
• Mogelijkheid dat de licentiekosten pas ingaan als de studie start
• Implementatiekosten en training
• Ondersteuningskosten binnen de service level agreement (SLA)

Het onboarding- en implementatietraject bepaalt het succes van een eTMF in de praktijk. Het beste eTMF-systeem onderscheidt zich door een doordachte onboardingstrategie met uitgebreide ondersteuning tijdens de implementatiefase.

Implementatie

De complexiteit van de organisatie en type studies bepalen de vorm van het implementatietraject. Zo kan een startende of mid-sized CRO al binnen enkele dagen operationeel zijn met een standaard implementatie zonder hoge opstart- en licentiekosten. Voor complexe organisaties met meerdere onderzoekslocaties en diverse type studies of uitgebreidere workflows, is een maatwerktraject van gemiddeld 2 tot 3 maanden noodzakelijk.

Gebruikersacceptatie

De acceptatie door gebruikers bepaalt hoe efficiënt ze in het eTMF-platform werken. Belangrijke aandachtspunten zijn:

• Flexibele instellingsmogelijkheden in een eTMF bieden voordelen, maar vereisen een langere leercurve áls je dit zelf wil instellen
• Een intuïtieve interface die aansluit bij bestaande werkprocessen versnelt de adoptie
• Het platform moet heldere en logische workflows bevatten voor elk type gebruiker en proces
• Als er programmeerkennis nodig is om zelf aanpassingen te maken aan formulieren en rapportages, dan is intern iemand nodig die kan programmeren óf je moet accepteren dat de vendor ingehuurd moet worden voor maatwerk
• Het is een pré dat er ingebouwde trainingsmogelijkheden en handleidingen zijn voor verschillende kennisniveaus en gebruikersgroepen 

Ondersteuning 

Professionele ondersteuning vormt een essentiële pijler bij de implementatie en het dagelijks gebruik van een eTMF-platform. Het beste eTMF-systeem onderscheidt zich door een combinatie van functionele, technische en strategische ondersteuning die aansluit bij de behoeften van verschillende gebruikersgroepen en organisaties.

Helpdesk

Een professionele helpdesk vormt de ruggengraat van effectieve eTMF-ondersteuning:

• Direct contact met ervaren specialisten
• Een standaard/custom service level agreement (SLA) met garanties
• Mogelijkheden voor maatwerk in de ondersteuning
• Een uitgebreide kennisbank met handleidingen
• Trainingsprogramma’s voor verschillende gebruikersrollen
• Proactieve monitoring en ondersteuning bij technische issues

Technische ondersteuning

Continue monitoring en proactief systeembeheer vormen de basis van professionele technische ondersteuning van een leverancier.

• Dagelijkse controles van de performance
• Monitoring van data-integriteit
• Verificatie van back-upprocedures
• Controle van systeemlogboeken
• Snelle respons bij technische problemen

Evaluatie van de leverancier

De kwaliteit van een eTMF-platform wordt mede bepaald door de expertise en betrouwbaarheid van de leverancier, met focus op deze kernpunten:

• Aantoonbare implementatie-ervaring in vergelijkbare onderzoeksorganisaties
• Beschikbaarheid van specialisten met domeinkennis in klinisch onderzoek
• Bewezen staat van dienst in systeem- en serviceverbetering
• Commitment aan strategische samenwerking voor de lange termijn
• Wereldwijde support-infrastructuur voor internationale studies

Bij de selectie van een eTMF-platform spelen organisatiespecifieke behoeften een cruciale rol. Het beste eTMF-systeem onderscheidt zich door schaalbaarheid en toekomstbestendigheid, waardoor zowel huidige als toekomstige onderzoeksprocessen effectief worden ondersteund. Een zorgvuldige afweging van alle selectiecriteria resulteert in een eTMF-platform dat naadloos aansluit bij de unieke kenmerken van de onderzoeksorganisatie.

Advies nodig bij het kiezen van een eTMF?

Neem contact op voor een vrijblijvend adviesgesprek met onze specialisten over het selecteren van een geschikt eTMF-platform.