IKNL ging van versnipperde data naar beter overzicht 

Hoe houd je het overzicht als onderzoeksteams verspreid werken, patiënten in meerdere ziekenhuizen behandeld worden en je Clinical Trial Management System het niet kan bijbenen? IKNL zag hun Excel-lijsten over studies opstapelen. Sinds de overstap naar ResearchManager staat alle informatie op één plek.  

IKNL (Integraal Kankercentrum Nederland) is een onafhankelijk kennisinstituut voor de oncologische en palliatieve zorg. Mede op basis van data in de Nederlandse Kankerregistratie (NKR) ondersteunt IKNL in alle Nederlandse ziekenhuizen klinische trials die bijdragen aan betere diagnoses, behandelingen en zorg voor kankerpatiënten. 

Beperkt overzicht van studies 

Om betrouwbare en onafhankelijke inzichten over kanker te kunnen delen, verwerkt IKNL grote hoeveelheden data. Maar met hun vorige systeem Trias werd het steeds ingewikkelder om alle informatie op één plek beschikbaar te hebben. Karin Hummel, manager registratie bij IKNL: “Het triallandschap, de studielandschappen, het IKNL-landschap, Trias kon ons niet bijhouden. Dat systeem was vooral gericht op patiëntmanagement. Als je wilde weten of een site open was, kon je dat niet in Trias vinden. Dan gingen mensen elkaar mailen.” 

Losse Excel-lijsten 

Er gingen geen dingen fout, maar de situatie zorgde voor extra werk. “We hielden losse Excel-lijsten bij. Daardoor was het systeem niet meer onze single source of truth. Om zeker te weten wat de stand van zaken was, waren meerdere overzichten nodig. En dan wist je nog steeds niet zeker of je dezelfde informatie als je collega had. Nu zien we alles gewoon in ResearchManager”, vertelt Karin. 

Minder irritatie, betere communicatie 

In 2020 switchte IKNL naar het Clinical Trial Management System (CTMS) en de Visit Planning Tool van ResearchManager. De voordelen van het nieuwe systeem zijn duidelijk merkbaar. “Wat je afspreekt rond een studie wil je goed doen en daarvoor moet je wel al je gegevens op een rijtje hebben. Het systeem geeft ons inzicht in wat er moet gebeuren, wie erbij betrokken zijn en wat de status is. Alles heeft onderling verband met elkaar, dus het scheelt veel werk en irritatie als je weet wat er op alle fronten gebeurt. We hebben het nu allemaal over hetzelfde, want we gebruiken dezelfde bron”, aldus Karin.  

Volledig beheer van het onderzoekstraject 

“Het is afhankelijk van welk deel van de studie je iets wilt weten, in welk deel van het systeem je kijkt. Alles wat we nu over een studie bij elkaar hebben, zit in het CTMS. Iedereen kan daar kijken, onze collega’s, de lokaal datamanagers, de centraal datamanagers, de monitors. De Visit Planning Tool gebruiken we voor informatie op patiëntniveau.”  

Het CTMS van ResearchManager bevat alle nodige features om elk aspect van het onderzoekstraject efficiënt te beheren. Van het selecteren van locaties en het opstellen van budgetten tot het beheren van bezoeken en maken van rapportages. De Visit Planning Tool helpt patiëntvisites te stroomlijnen door, op basis van een schema met diverse condities, planningsmarges, protocollen en intervallen, suggesties te geven voor optimale bezoekdatums. Zo wordt er efficiënt gepland, volgens de vooraf gewenste planningen.

Samen stap voor stap verbeteren  

IKNL werkt nog niet met alle features van het CTMS. Ze kozen bewust voor een stapsgewijze aanpak in het gebruik. “Ik ben ervan overtuigd dat we nog maar een klein deel gebruiken van wat in ResearchManager zit. Gaandeweg ontdekken en testen we wat we willen. Mijn collega’s hebben nu de basis onder de knie en zijn toe aan de volgende stap. Onze focus ligt nu op het verbeteren van de managementinformatie en gebruiksvriendelijkheid voor datamanagers. Samen met ResearchManager stemmen we de functionaliteiten steeds meer af op onze organisatie.” 

Steeds slimmer werken 

Karin: “Mijn collega’s kijken continu kritisch naar hun processen: kunnen overzichten en planningen makkelijker? Kan het werk nog sneller en slimmer? Het komt ook steeds vaker voor dat patiënten in meerdere ziekenhuizen gezien worden. Hoe zorgen we dat al onze collega’s kunnen zien wat er gebeurt, zonder dat een studie wordt afgesloten? Met dat soort ontwikkelingen zijn we nu bezig. Het lukt ons steeds om dingen makkelijker, overzichtelijker, kloppender en completer te krijgen met elkaar. Dat maakt het samenwerken aan de trials leuk.”  

Gratis demo  

Wil je ook af van Excel-lijsten en miscommunicatie? Ontdek met onze gratis demo hoe je studies efficiënter beheert.