Geen dubbel werk meer voor METC Erasmus MC

Vroeger moest één persoon een USB-stick met onderzoeksdocumenten brengen, nu kunnen ze digitaal worden ingediend door meerdere gebruikers (afhankelijk van hun toegangsrechten). METC Erasmus MC regelde het, met ons Regulatory Information Management System.

De Medisch Ethische Toetsings Commissie (METC) van Erasmus MC speelt een belangrijke rol in de veiligheid, integriteit en kwaliteit van uit te voeren klinische studies. Deze wettelijk erkende commissie heeft zo’n 52 leden en bestaat uit twee kamers die elk twee keer per maand vergaderen en medisch-wetenschappelijk onderzoek met proefpersonen beoordelen.

USB-sticks en veel dubbel werk

Andrea de Jong, secretaresse bij METC Erasmus MC, zorgt er met haar collega’s altijd voor dat alle onderzoeksvoorstellen netjes klaarstaan voor de vergaderingen. Voordat zij hiervoor ResearchManager gebruikte, had de afdeling een semi-digitaal systeem. Andrea legt uit: “De onderzoeker gaf ons een USB-stick met relevante documenten. Die moesten wij controleren, handmatig invoeren en klaarzetten op een gedeelde lokale schijf, zodat de commissie erover kon vergaderen. Veel dubbel werk dus. Het was ook een eenzijdig systeem. Indieners hadden geen inzage in dit systeem. Voor de stand van zaken moesten ze bellen of e-mailen.”

Op zoek naar een portal

Hoewel het oude systeem werkte, was het duidelijk verouderd en ook niet helemaal veilig. “We waren toe aan iets moderners, een soort portal. Want in de huidige tijd willen indieners hun gegevens zelf beheren en controleren. Toen zijn we rond gaan vragen en bij andere ziekenhuizen langs geweest. METC Isala Klinieken werkte al met ResearchManager en daar waren we van gecharmeerd. Onze projectmanager heeft toen alles in gang gezet”, vertelt Andrea.

Digitaliseren met RIMS ResearchManager

Rond 2017 startte METC Erasmus MC een project digitalisering en werd er begonnen met het invoeren van de module RIMS (Regulatory Information Management System, voorheen METC Management) van ResearchManager. RIMS ondersteunt regelgevende autoriteiten zoals METC’s met centrale documentopslag, efficiëntere goedkeuringsprocessen en rapportagemogelijkheden. Dat bespaart ze veel tijd en zorgt voor een veilig proces.

RIMS aanpassen aan eigen proces

De implementatie van ResearchManager ging iteratief, met veel finetunen tussendoor. Andrea: “Tijdens het gebruik ontdekten we soms missende onderdelen voor ons eigen proces. Extra tabbladen, invulvelden voor bepaalde data, statussen die we voorheen op papier of in een Excel-bestand bijhielden. We konden daarover makkelijk schakelen met ResearchManager en ze hebben echt goed geluisterd naar wat we nodig hadden. En ik heb nog steeds elke week contact met ze. Het systeem wordt continu afgestemd op onze behoeften en de veranderende wetgeving. Die samenwerking en flexibiliteit zijn heel fijn.”

Koppeling met systemen van Erasmus MC

Het team van ResearchManager hielp ook met de integratie van het oude systeem. Alle dossiers uit dat systeem zijn gemigreerd naar het nieuwe METC-managementsysteem. Er is ook een koppeling tussen het projectmanagementsysteem van Erasmus MC (PaNaMa) en ResearchManager, zodat de onderzoeker de documenten die door de METC getoetst moeten worden via één druk op de knop kan doorzetten. Andrea: “Dit voorkomt dubbel werk voor de onderzoeker, want deze hoeft een dossier maar in één systeem in te voeren.”

‘Alles staat op één plek’

Het indienen en beoordelen van dossiers, amendementen en overige documenten verloopt nu volledig digitaal via ResearchManager RIMS. Daardoor zijn ook de veiligheid en bescherming van vertrouwelijke dossiergegevens verbeterd. Andrea’s werk is iets veranderd: “Vroeger zette ik de gegevens erin, nu controleer ik wat de onderzoekers er zelf in zetten. ResearchManager is inmiddels onmisbaar voor mij. Ook m’n collega’s zijn enthousiast, want je hebt ook overzicht van wat er gedaan moet worden. Alles staat op één plek en is makkelijk te vinden. Dat digitale systeem heeft ons destijds ook door de coronatijd geholpen.”

‘Onderzoekers kunnen een studie beter volgen’

“Onderzoekers kunnen het verloop van de beoordeling van een studie nu veel beter volgen, dus ik heb hen minder vaak aan de telefoon dan vroeger”, zegt Andrea. “Daarentegen krijg ik nu wel meer vragen over de werking van het systeem, vooral van nieuwe gebruikers. ResearchManager is op zich niet ingewikkeld, maar door het hoge verloop onder onderzoekers help ik deze nieuwe gebruikers vaker. Hoewel dit soms wat tijdrovender kan zijn, vind ik het contact met hen hartstikke leuk.”

Gratis demo

Helemaal klaar met dubbel werk, vertraging en een gebrek aan overzicht? Ontdek met onze gratis demo dat onderzoeksvoorstellen beheren en beoordelen ook leuk kan zijn.

Vraag een demo aan ->