Privacyverklaring

Wie zijn we

Ons website-adres is: https://my-researchmanager.com. Cloud9 Software BV, gevestigd aan Striksteeg 7, 7411 KR Deventer, is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Welke persoonlijke gegevens we verzamelen en waarom we die verzamelen

Contactgegevens:

https://www.my-researchmanager.com Striksteeg 7 7411 KR Deventer +31 (0) 570 594 789. Linsey Go is de Functionaris Gegevensbescherming van Cloud9- Software BV. Zij is te bereiken via privacy@deresearchmanager.nl.

Persoonsgegevens die wij verwerken

Cloud9 Software BV verwerkt uw persoonsgegevens doordat u gebruik maakt van onze diensten en/of omdat u deze zelf aan ons verstrekt. Hieronder vindt u een overzicht van de persoonsgegevens die wij verwerken: Voor- en achternaam We tonen uw voor- en achternaam op meerdere plekken in Research Manager, bijvoorbeeld wanneer u wordt gekoppeld aan een studie of in uw Profiel.

E-mailadres

We versturen verschillende e-mails vanuit Research Manager, bijvoorbeeld de activatiemail om uw account te activeren.

IP-adres

We loggen het IP-adres waarmee u inlogt vanwege de informatiebeveiliging. Zo kunnen we onder andere voor u achterhalen vanaf welk IP-adres er is ingelogd, indien iemand anders dan uzelf uw account gebruikt. NAW gegevens Deze gegevens hebben we nodig van de contracthouder, zodat we een overeenkomst kunnen opstellen.

Telefoonnummer

Dit leggen vast om persoonlijk advies te kunnen geven naar aanleiding van een verzoek hierom maar we hebben dit ook nodig van de contracthouder, zodat we een overeenkomst kunnen opstellen. Financiële gegevens Deze gegevens hebben we nodig van de contracthouder, voor de financiële administratie. Daarnaast heeft u de mogelijkheid om uw Profiel aan te vullen met andere persoonsgegevens, bijvoorbeeld uw telefoonnummer, adres of uw functie. Deze gegevens zijn niet verplicht. Op bepaalde plaatsen in Research Manager zullen uw gegevens getoond worden aan andere gebruikers.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij vastleggen

Cloud9 Software BV vraagt u niet om bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens. Het is echter wel mogelijk deze gegevens te verwerken in Research Manager. Indien u deze gegevens verwerkt in Research Manager zijn wij niet verantwoordelijk voor deze gegevens.

Met welk doel en op basis van welke grondslag(en) wij gegevens verwerken

Cloud9 Software BV verwerkt uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

Om gebruik te maken van Research Manager en zijn diensten is het noodzakelijk voor ons een aantal van uw gegevens te verwerken. Een aantal gegevens verwerken wij om zo onze contractuele afspraken tussen Research Manager en onze gebruikers na te komen. Dit is het geval bij:

• Toegang tot Research Manager (gebruikersaccount)
• Contact met onze support
• Overeenkomst met Research Manager
• Uitnodigingen en deelname aan Webinars van ResearchManager
• Contact via Teams voor overleg of opleiding

Daarnaast kunnen we uw gegevens verwerken bij ‘gerechtvaardigd belang’. Dat betekent voor ons dat we onze gebruikers graag persoonlijk benaderen zodat we de beste service kunnen verlenen. Hierbij denken we altijd aan uw privacy. Dit geldt voor:

• Toegang tot Research Manager (gebruikersaccount)
• Contact met onze support\
• Klanttevredenheidsonderzoek
• Bezoek aan onze website (www.my-researchmanager.com)
• Nieuwsbrief & e-mail
• Persoonlijk advies
• Acties
• Social media

We kunnen ook een wettelijke verplichting hebben om uw gegevens te gebruiken, bijvoorbeeld wanneer we vermoeden dat er misbruik wordt gemaakt van uw account. Soms heeft u ons zelf toestemming gegeven om uw gegevens te gebruiken, zoals wanneer u zich aanmeldt voor de nieuwsbrief.

Delen van persoonsgegevens met derden

Cloud9 Software BV verkoopt uw gegevens niet aan derden en verstrekt deze uitsluitend indien dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Dit vermelden we dan ook wanneer dit van toepassing is. Met bedrijven die uw gegevens verwerken in onze opdracht, sluiten wij een bewerkersovereenkomst om te zorgen voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. Cloud9 Software BV blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.

Geautomatiseerde besluitvorming

Cloud9 Software BV neemt niet op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens (bijvoorbeeld een medewerker van Cloud9 Software BV) tussen zit.

Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren en gebruiken uw gegevens niet langer dan noodzakelijk. Uw gegevens in Research Manager worden gedurende de overeenkomst bewaard en daarna worden deze gegevens op verzoek verwijderd. Het definitief verwijderen van gegevens kan maximaal zes maanden duren. Alle data die wordt opgeslagen en verwerkt in Research Manager staat veilig op onze eigen servers in gecertificeerde datacenters in Nederland. De back-ups worden versleuteld opgeslagen via Strato.

Lees hier de privacyverklaring van Strato. Om te monitoren dat onze servers goed hun werk doen gebruiken wij de tool Stackify van een externe partij. Lees hier de privacyverklaring van Stackify. Wanneer u contact hebt opgenomen met onze support afdeling via support@deresearchmanager.nl, dan bewaren we deze maximaal twee jaar, tenzij wij het noodzakelijk achten dit langer te bewaren. Wanneer u via e-mail contact hebt opgenomen met onze medewerkers, dan worden deze e-mails maximaal vijf jaar bewaard, tenzij wij het noodzakelijk achten dit langer te bewaren. Van de Belastingdienst moeten we onze administratie zeven jaar bewaren.

Als u zich heeft ingeschreven voor de nieuwsbrief of toestemming heeft gegeven voor het ontvangen van gepersonaliseerde berichten, dan bewaren we die toestemming vijf jaar lang. Ook als u op een gegeven moment beslist dat u de nieuwsbrief of gepersonaliseerde berichten niet meer wilt ontvangen, bewaren we het intrekken van uw verzoek. Indien u de toestemming verleent of intrekt via uw Profiel, wordt gedurende de overeenkomst deze informatie bewaard en daarna wordt dit op verzoek verwijderd. Het definitief verwijderen van gegevens kan maximaal vijf jaar duren.

Gegevens die we moeten verwerken voor eventuele fraude, bewaren wij voor onbepaalde tijd of in overleg met de eigenaar van de gegevens.

Cookies en vergelijkbare functies die wij gebruiken

Cloud9 Software BV gebruikt alleen technische en functionele cookies. Een cookie is een klein tekstbestand dat bij het eerste bezoek aan deze website wordt opgeslagen op uw computer, tablet of smartphone. De cookies die wij gebruiken zijn noodzakelijk voor de technische werking van Research Manager en het gebruiksgemak. Het is mogelijk om het e-mailadres te onthouden voor de volgende vragenlijst, indien de patiënt dit aanvinkt wordt het e-mailadres versleuteld opgeslagen in een cookie.

Gegegevens inzien, veranderen of verwijderen

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te wijzigen of te verwijderen. Dit kunt u zelf doen via uw account. Daarnaast heeft u het recht om uw eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons bedrijf en heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid. Dat betekent dat u bij ons een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u beschikken in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. Wilt u gebruik maken van uw recht op bezwaar en/of recht op gegevensoverdraagbaarheid of heeft u andere vragen/opmerkingen over de gegevensverwerking, stuur dan een gespecificeerd verzoek naar privacy@deresearchmanager.nl.

Om er zeker van te zijn dat het verzoek tot inzage door u is gedaan, vragen wij u een kopie van uw identiteitsbewijs bij het verzoek mee te sturen. Maak in deze kopie uw pasfoto, MRZ (machine readable zone, de strook met nummers onderaan het paspoort), paspoortnummer en Burgerservicenummer (BSN) zwart. Dit ter bescherming van uw privacy. Cloud9 Software BV zal zo snel mogelijk, maar in ieder geval binnen vier weken, op uw verzoek reageren. Cloud9 Software BV wil u er tevens op wijzen dat u de mogelijkheid hebt om een klacht in te dienen bij de nationale toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan via de volgende link: https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons

Hoe wij uw persoonsgegevens beveiligen

Cloud9 Software BV neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact op via privacy@deresearchmanager.nl.

Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. We kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op via privacy@deresearchmanager.nl, dan verwijderen wij deze informatie.