Reinier de Graaf migreert 270 studies succesvol naar ResearchManager

Toen CastorSMS de ondersteuning stopte, moest het Reinier de Graaf-ziekenhuis 270 studies migreren naar een nieuw systeem. Het Wetenschapsbureau greep de kans om hun werkwijze en processen verder aan te scherpen.

Het Reinier de Graaf-ziekenhuis is het oudste ziekenhuis van Nederland en levert acute, poliklinische en operatieve zorg aan meer dan 500.000 patiënten in Delft en omgeving. Als een van de 27 topklinische ziekenhuizen van Nederland zet Reinier de Graaf zich in om mensen in elke levensfase te helpen gezond te blijven.

Gedwongen overstap werd kans voor verbetering

Als je huidige studiemanagementsysteem aankondigt te stoppen en je opeens 781 studies moet migreren, is dat op z’n zachtst gezegd vervelend. Maar Sjahnaaz Bholai, Adviseur Wetenschap bij Reinier de Graaf, bekeek het positief en greep deze kans om samen met het Wetenschapsbureau hun werkwijze en processen verder aan te scherpen. “Alles werkte wel, maar communicatie over onderzoek en beoordelingen gebeurde nog buiten het systeem via e-mail. Toen zijn we gaan nadenken over een nieuwe inrichting. Vanwege de mogelijkheden voor procesoptimalisatie en workflow-integratie kwamen we uit bij ResearchManager.”

Strategische voorbereiding met ResearchManager

Sjahnaaz investeerde twee à drie weken in de voorbereiding. “Welke gegevens hebben we nodig? Hoe gaan we dit aanpakken met ons kleine team? In principe kon ResearchManager de migratie ook doen, maar pas na livegang. Wij wilden liever live met een gevuld systeem waar onderzoekers meteen mee aan de slag konden.”

De plannen werden uitvoerig besproken met de consultant van ResearchManager. “We bespraken alle opties, het stappenplan en aandachtspunten. Welke velden zijn nodig en willen we losse documenten of zipfiles uploaden? Die samenwerking was heel fijn en dat iemand vanuit ervaring zei: dit is haalbaar. Ook heeft ResearchManager alles op inactief gezet, zodat wij het systeem konden vullen zonder dat alle gebruikers daar meldingen van kregen. Daar hadden wij zelf niet aan gedacht”, vertelt Sjahnaaz.

Copy-paste-migratie met kwaliteitscontrole

Uiteindelijk koos het Wetenschapsbureau ervoor om alleen lopende studies te migreren: 270 van de 781. Sjahnaaz zocht contact met haar IT-collega’s en die hielpen om het zo efficiënt mogelijk aan te pakken. “IT filterde alle relevante velden uit de Castor-brondata en leverde ons een gesorteerde lijst. Ik hoefde de data alleen te copy-pasten in ResearchManager.”

Het Wetenschapsbureau deed twee weken over de daadwerkelijke migratie. “We hebben de studies onderling verdeeld. En om de kwaliteit te bewaken controleerde een collega de gemigreerde data van nieuw naar oud. Staan alle documenten erin? Kloppen de categorieën? Tijdens de transitieperiode, waarin het Wetenschapsbureau geen studiemanagementsysteem had, waren er ook nieuwe studies bijgekomen. Die hebben we apart bijgehouden in Excel op onze gedeelde schijf en ook meegenomen in de migratie.”

‘Handig bij VGO-tijdsdruk’

Na de migratie schreef Sjahnaaz nog een handleiding en plande ze demosessies voor de 480 gebruikers in het ziekenhuis. Daar plukt Reinier de Graaf inmiddels de vruchten van.

Minder mailbombardementen, meer overzicht

Het nieuwe CTMS heeft verschillende processen geïntegreerd. Sjahnaaz: “We hebben een stukje primaire beoordeling, een apart proces voor VGO en voor contracten. In principe kan dat hele proces doorlopen worden, inclusief ondertekening via ValidSign, en komt alles in het primaire dossier te staan. En in tegenstelling tot CastorSMS worden onderzoekers niet meer overladen met e-mails, maar krijgen ze alleen nog meldingen wanneer het nodig is.”

Gratis demo

Twijfel je over een migratie naar ResearchManager? Ontdek tijdens onze gratis demo hoe datamigratie makkelijk kan en je onderzoeksprocessen verbetert.