Instituut Verbeeten kan studies maanden sneller opstarten

Alles stond netjes in mappen op een harde schijf. Maar soms moesten de radiotherapeut-oncologen bij Instituut Verbeeten te lang zoeken naar de juiste documenten. Het Clinical Trial Management System (CTMS) van ResearchManager bracht daar verandering in.

Het gespecialiseerde ziekenhuis Instituut Verbeeten bestraalt patiënten die kanker hebben, biedt nucleair geneeskundige zorg en voert klinisch onderzoek uit. Dit omvat studies naar nieuwe therapieën, technologieën en behandelstrategieën. Jaarlijks behandelen ze met zo’n 250 medewerkers 4.500 patiënten en onderzoeken ze 7.000 patiënten.

Veel heen-en-weer-gemail met artsen

Vóór de komst van ResearchManager zorgde omslachtig documentbeheer voor vertragingen in onderzoeksprocessen. Jorine Vermaire, researchcoördinator bij Instituut Verbeeten: “Veel simpeler kon onze mappenstructuur niet, maar radiotherapeut-oncologen vroegen ons regelmatig om hulp. Waar kan ik dat vinden? Wil je dit naar me opsturen? Ze besteedden hun tijd liever aan patiëntenzorg. Documenten toevoegen gebeurde via mijn collega. Dat zorgde voor veel heen-en-weer-gemail en kostte veel tijd.”

Ook studies opstarten verliep niet soepel. “We moeten daarvoor verschillende statussen doorlopen, dus we kregen vaak vragen over de voortgang. Dat werd eerst soms in Excel of zelfs in een papieren document bijgehouden. Er was geen systeem waar artsen de status konden inzien en studies opstarten duurde daardoor te lang.”

Juiste patiënt includeren

Vanzelfsprekend is toegang tot nauwkeurige informatie voor het instituut van vitaal belang. “Zeker met alle protocollen in ons werk is het belangrijk dat iedereen dezelfde actuele informatie heeft. Anders includeer je bijvoorbeeld een verkeerde patiënt of mis je belangrijke informatie waardoor je de radiotherapie anders plant. En dat heeft weer effect op de zorg voor de patiënt”, vertelt Jorine. Het werd tijd voor een betere oplossing.

Jorine Vermaire, Research coördinator

Makkelijker gegevens uitwisselen

Om hun onderzoeksproces te optimaliseren en de patiëntenzorg te verbeteren, werkt Instituut Verbeeten nu met het Clinical Trial Management System van ResearchManager. Jorine: “Via kankernetwerken en onze samenwerking met bijvoorbeeld het Elisabeth-TweeSteden Ziekenhuis, Jeroen Bosch Ziekenhuis en Amphia Ziekenhuis, hoorden we de naam ResearchManager vaak vallen. Omdat we veel gegevens uitwisselen was de keuze voor hetzelfde systeem snel gemaakt.”

Er werken nu ruim 35 collega’s van Jorine met ResearchManager, zowel artsen als de bestuurder en het secretariaat. “Ze moesten er erg aan wennen, maar iedereen is positief en blij met het overzicht. Inloggen is ook makkelijk via een single sign-on op onze intranetpagina.”

Alle documenten en voortgang op één plek

Volgens Jorine zorgt het CTMS voor minder vragen en meer overzicht: “Wat ik heel fijn vind is dat je alle documenten op één plek hebt. Iedereen krijgt dezelfde informatie te zien. Collega’s hebben verschillende toegangsrechten en sommigen kunnen ook zelf documenten toevoegen of studies opstarten. Ze hoeven mij niet meer te mailen.”

De statusoverzichten gebruikt ze het meest. “In welke fase is de studie? Hoe vergevorderd is het andere ziekenhuis en hebben zij dezelfde documenten? Dankzij ResearchManager zitten we allemaal op één lijn. Ook is het handig dat je alle kosten in de gaten kunt houden, want als we met een farmaceut samenwerken, gaat het om ingewikkelde budgetten.”

Doorlopende hulp van ResearchManager

Het team van ResearchManager hielp Jorine met het neerzetten en invoeren van het CTMS. “We overwogen eerst een andere leverancier, maar daar is een deel van de ondersteuning gestopt. Zulke hulp vind ik wel een vereiste. Ik heb nu om de maand overleg met iemand van ResearchManager om vragen en aanpassingen te bespreken. Zo hebben ze laatst de module digitaal ondertekenen nog voor ons toegevoegd, voor als we documenten moeten laten goedkeuren door de wetenschapscommissie of bestuurder. Die kunnen zelf inloggen en toestemming geven. Er staat dan ook een datum bij, zodat je altijd terug kunt vinden wanneer iemand wat heeft goedgekeurd.”

Patiënten eerder geholpen

Jorine wil niet meer zonder het CTMS van ResearchManager. En niet alleen vanwege het extra inzicht, de verbeterde samenwerking en naleving van regelgeving: “Doordat het hele onderzoeksproces gestroomlijnder is, kunnen we studies soms wel maanden sneller opstarten en patiënten eerder helpen.”

Gratis demo

Levert jouw huidige onderzoeksproces veel onduidelijkheid en vertraging op? Met onze gratis demo ontdek je hoe het beter kan.