Hoe Universitair Ziekenhuis RWTH Aachen klinische studies stroomlijnde met ResearchManager

Hoe Universitair Ziekenhuis RWTH Aachen klinische studies stroomlijnde met ResearchManager

Het Universitair Ziekenhuis RWTH Aachen is een van de toonaangevende academische medische centra van Duitsland. Als volwaardig ziekenhuis én opleidingsinstelling is het actief betrokken bij klinisch onderzoek. Het ziekenhuis voert talrijke multicenterstudies uit om medische kennis te vergroten en de patiëntenzorg te verbeteren.

Dr. Mohammad E. Barbati is vaatchirurg en endovasculair chirurg in het ziekenhuis. Hij is regelmatig betrokken bij klinische studies op meerdere locaties, die vaak regelmatige follow-ups vereisen over een periode van twee jaar.

Toen Dr. Barbati op zoek ging naar een eCRF-oplossing, had hij een paar duidelijke eisen: de tool moest voldoen aan de Duitse privacywetgeving, flexibel genoeg zijn om aan de specifieke behoeften van zijn team te voldoen, en kosteneffectief zijn.

“Veel eCRF-aanbieders die we bekeken, boden alleen gebundelde diensten aan, waarbij je niet zelf kon kiezen wat je nodig had,” legt Dr. Barbati uit. “Daardoor werd het veel te duur voor onderzoekers met een beperkter budget.”

De flexibele en aanpasbare eCRF van ResearchManager

Na het evalueren van meerdere opties vond Dr. Barbati precies wat hij zocht in ResearchManager. Het platform bleek flexibel, scherp geprijsd en volledig compliant met de regelgeving.

“Wat mij overtuigde om met ResearchManager te werken, was hun bereidheid om een contract op maat te maken,” vertelt Dr. Barbati. “Ik gaf aan dat ik in eerste instantie zelf de vragenlijsten kon opstellen, dus die dienst hoefden we toen niet. Later, toen ik daar geen tijd meer voor had, konden we die service zonder problemen weer toevoegen.”

Snelle en ondersteunde implementatie

Diezelfde flexibiliteit gold ook voor de implementatie. Hoewel het ontwerp van de eerste studie lange, gedetailleerde vragenlijsten bevatte (sommige met meer dan 30 items), was het systeem binnen een maand operationeel. Het team van ResearchManager bood snelle ondersteuning bij het onboardingproces en loste vroege problemen met inloggen en accountinstellingen snel op.

Zodra het systeem was geïmplementeerd, bleek ResearchManager eenvoudig in gebruik. De studieverpleegkundigen pasten zich snel aan dankzij de intuïtieve interface. En hoewel het Dr. Barbati’s eerste ervaring met een eCRF was, wende hij er met weinig moeite aan.

“Ik was eenvoudige online enquêtes gewend, dus voor mij duurde het iets langer om te wennen,” zegt hij. “Maar de verpleegkundigen hadden al ervaring met eCRFs, dus zij hadden geen extra training nodig om met ResearchManager aan de slag te gaan.”

Gestroomlijnde studies en sterkere data

Voor het gebruik van ResearchManager werkte het team volledig met papieren CRF’s, en voor studies zonder externe financiering doen ze dat nog steeds. Juist daardoor is het verschil voor Dr. Barbati extra duidelijk.

Snellere verwerking

“Met papieren CRF’s moest je bij elk bezoek stapels documenten ondertekenen en controleren. Als een datum of handtekening fout was, moest je hele pagina’s opnieuw invullen,” herinnert hij zich. “Na een lange dag klinisch werk nóg een uur formulieren met de hand invullen was vermoeiend, en je kon veel taken niet delegeren.”

Nu verloopt het proces veel efficiënter. Verpleegkundigen gebruiken iPads om data direct in te voeren in ResearchManager, en Dr. Barbati kan alles in realtime bekijken.

Betere opvolging

Het systeem maakt het ook makkelijker om gemiste afspraken of follow-ups te signaleren, zeker wanneer patiënten afzeggen of elders zorg ontvangen zonder dat het onderzoeksteam daarvan op de hoogte is.

“Bij multicenterstudies raakten vragenlijsten nog wel eens kwijt,” legt Dr. Barbati uit. “We kwamen er dan te laat achter dat een patiënt een afspraak had gemist of elders behandeld was. Nu kunnen we dat bijhouden, opvolgen en binnen het tijdsvenster van de studie opnieuw inplannen.”

Meer patiëntbetrokkenheid

Het platform maakt ook deelname op afstand beter mogelijk. RWTH Aachen behandelt complexe veneuze aandoeningen die elders in Duitsland weinig voorkomen. Sommige patiënten reizen lange afstanden voor zorg, maar zodra de behandeling stabiel is, kan de eigen arts de nazorg vaak overnemen.

“In dat soort gevallen is de enige reden voor een terugkeerbezoek soms alleen het invullen van een vragenlijst,” legt Dr. Barbati uit. “Met ResearchManager kunnen we dat nu op afstand doen.”

Hoewel fysieke bezoeken nog steeds de voorkeur hebben voor de kwaliteit en consistentie van de data, helpt de mogelijkheid voor virtuele follow-ups om patiënten betrokken te houden wanneer reizen lastig is.

Verder met ResearchManager

Het Universitair Ziekenhuis RWTH Aachen werkt inmiddels al meer dan drie jaar met ResearchManager, in meerdere studies. En Dr. Barbati is nog steeds enthousiast.

“Zodra het budget het toelaat, werk ik graag opnieuw met ResearchManager,” zegt hij. “Het team levert echt waar voor zijn geld, het product is uitstekend voor de prijs. Ik wil geen reclame maken, maar ik zou ResearchManager zeker aanbevelen aan collega’s die op zoek zijn naar een soortgelijke oplossing.”

 

Wil je weten of ResearchManager ook bij jouw team past? Vraag dan een demo aan, we helpen je graag op weg.