Je weet hoe het voelt. Een patiënt staat klaar voor een visit, maar eerst moet je vijf schermen doorlopen, een Excel-sheet bijwerken en een formulier uitprinten dat toch al drie keer eerder is ingevuld. De patiënt wacht. Jij zucht.

Je bent niet de enige. Uit cijfers van het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS, 2025) blijkt dat zorgmedewerkers gemiddeld 31 procent van hun werktijd besteden aan administratie en dat dit percentage de afgelopen vijf jaar nauwelijks is gedaald. In ziekenhuizen en medisch specialistische zorg loopt dat aandeel zelfs op tot 36 procent. Van de medewerkers die bovengemiddeld veel tijd kwijt zijn aan administratieve taken, ervaart 50 procent een hoge of zeer hoge werkdruk (CBS, 2025).

In klinisch onderzoek speelt dit extra sterk. Naast reguliere zorgtaken komen studie-specifieke processen: patiëntwerving, datacollectie, informed consent, visitplanning, rapportages, elk met eigen formulieren, systemen en handmatige stappen. Zeker in organisaties die nog grotendeels op papier of in losse spreadsheets werken, leidt dit tot een aanzienlijke tijdsinvestering die weinig directe onderzoekswaarde toevoegt.

In deze blog verkennen we waar die tijdverliezers precies zitten, welke digitale oplossingen er bestaan, wat de overstap concreet oplevert en waar je rekening mee moet houden.

Papier en versnipperde systemen voelen vertrouwd, maar de tijdskosten zijn groter dan ze op het eerste gezicht lijken. Neem visitplanning: bij een studie met 25 patiënten en 4 visits per patiënt gaat het al snel om 100 afspraken die handmatig gepland, bevestigd en gemonitord worden. Wanneer één visit uitvalt, volgt een keten van telefoontjes en aanpassingen.

Bij minimaal 5 handelingen per visit × 25 patiënten × 4 visits = 500 handmatige acties per studie en dat is alleen de planning nog. Datacollectie via papieren Case Report Forms, handmatige invoer in databases, het bijhouden van een fysieke Trial Master File: al deze stappen stapelen zich op.

De kern van het probleem is niet dat mensen te weinig doen, maar dat dubbele invoer, informatieversnippering en gebrek aan real-time overzicht structureel tijd kosten. Tijd die niet naar het onderzoek zelf gaat.

Een bijkomend risico is kwaliteitsverlies: hoe meer handmatige stappen, hoe groter de kans op fouten, ontbrekende data of compliance-issues bij een audit.

Moderne platforms voor klinisch onderzoek zijn er in verschillende vormen: van losstaande EDC-systemen tot geïntegreerde suites die het hele proces afdekken. De meerwaarde zit niet zozeer in één functie, maar in de mate waarin systemen samenwerken en handmatige overdrachten overbodig maken. Hieronder een overzicht per procesfase.

• Traditioneel: flyers, telefonische intake, handmatige kandidatenlijst in Excel, geen real-time overzicht van de inclusiestatus.
• Digitaal: patiënten kunnen zich zelf registreren via een weblink of QR-code. De inclusiestatus is centraal en real-time zichtbaar voor het hele team. Automatische notificaties vervangen handmatige opvolgacties. De Patient Recruitment-module van ResearchManager biedt ook integratie met sociale media en digitale campagnes voor breder bereik.

• Traditioneel: telefonisch plannen, visitschema op papier of in Excel, handmatige reminders, geen automatische herplanning.
• Digitaal: met de Visit Planning-tool van ResearchManager worden visits automatisch gegenereerd op basis van het studieprotocol, inclusief marges en tijdvensters. Reminders gaan automatisch richting de onderzoeker. Wanneer een visit wordt verzet, past het systeem de vervolgbezoeken direct aan. Dit verkleint ook de kans op protocolafwijkingen door gemiste tijdvensters.

• Traditioneel: papieren Case Report Forms, handmatig overschrijven naar de database, fysieke handtekeningen voor consent.
• Digitaal: via een Electronic Data Capture (EDC)-systeem wordt data direct aan de bron ingevoerd, met ingebouwde validatieregels. Digitale eConsent-oplossingen maken ondertekening op afstand mogelijk. ePRO (Electronic Patient-Reported Outcomes) laat patiënten hun eigen data invoeren, wat de datacompleetheid vergroot en de onderzoeker ontlast.

• Traditioneel: studiebudgetten in Excel, losse e-mailcommunicatie, fysieke Trial Master File, handmatige compliance-logging.
• Digitaal: een CTMS (Clinical Trial Management System) centraliseert planning, budgetten en milestones. Een eTMF zorgt voor centrale documentopslag met versiebeheer, automatische audit trails en e-signatures. Het resultaat: minder tijd aan voorbereiding voor audits en minder risico op ontbrekende of verouderde documenten.

De overstap naar digitale tools roept begrijpelijke vragen op. Hieronder de meest gehoorde, met een eerlijke beoordeling.

• Voldoen digitale platforms aan GCP, GDPR en 21 CFR Part 11? Gevestigde platforms in de sector zijn hier standaard op ingericht. Audit trails worden automatisch bijgehouden, en gerenommeerde aanbieders werken met certificeringen zoals ISO 27001. Compliance is dan geen aparte stap, maar ingebouwd in de workflow. Controleer wel altijd of een platform de specifieke regelgeving dekt die voor jouw studie van toepassing is.
• Hoe lang duurt de implementatie? Dat verschilt per platform en per organisatie. Eenvoudigere oplossingen of modulaire systemen kunnen snel operationeel zijn. ResearchManager biedt een fast track implementatie van vijf werkdagen voor basisfunctionaliteit. Grotere implementaties met maatwerk of integraties vragen meer tijd. Plan altijd een realistische overgangsfase in, liefst buiten de piekperiodes van lopende studies.
• Is de investering de moeite waard? Dat hangt af van de schaal en het type onderzoek. Voor organisaties die meerdere studies parallel draaien, is de ROI doorgaans snel zichtbaar: minder herwerk, minder fouten, kortere doorlooptijden. Kleine onderzoeksgroepen met incidentele studies maken een andere afweging.
• Wat als ons team gewend is aan de huidige werkwijze? Weerstand tegen verandering is normaal en mag serieus genomen worden. Platforms die intuitief werken en gefaseerde adoptie ondersteunen, verlagen de leercurve. Betrek het team vroeg bij de keuze en zorg voor concrete training. De ervaring leert dat weerstand vaak omslaat in enthousiasme zodra mensen de tijdsbesparing in de praktijk merken.

Administratieve last in klinisch onderzoek is geen onvermijdelijk bijverschijnsel. Een groot deel is het gevolg van werkwijzen die niet zijn meegegroeid met de beschikbare technologie. Papier, losse spreadsheets en systemen die niet met elkaar praten, creëren structureel extra werk dat ten koste gaat van onderzoekskwaliteit en medewerkerswelzijn.

Digitale tools kunnen dat aanpakken, mits ze het hele proces ondersteunen en niet alleen een deelprobleem oplossen. Platforms die EDC, visitplanning, eConsent, CTMS en eTMF integreren, elimineren de overdrachtsverliezen tussen losse systemen. Dat is waar de grootste tijdwinst te halen valt.

De stap hoeft niet groot te zijn. Veel organisaties beginnen met één of twee modules en breiden van daaruit uit. Het belangrijkste is inzicht in waar de knelpunten zitten en de bereidheid om die structureel aan te pakken.

ResearchManager denkt graag met je mee. In een gesprek van 30 minuten brengen we samen in kaart waar tijd verloren gaat en wat er concreet beter kan.