De 6 geheime ingrediënten voor een succesvolle implementatie van een (nieuw) CTMS

Of je nu voor het eerst een CTMS-systeem wilt gaan gebruiken, een CTMS met meer mogelijkheden wilt aanschaffen of noodgedwongen moet overstappen naar een ander CTMS: de keuze voor de software is pas de eerste stap in een lang proces. Het systeem moet namelijk goed in de organisatie ingebed worden, anders is de investering weggegooid geld.

En dat gebeurt vaker dan je misschien denkt. Waag er een Google-sessie aan en er zijn genoeg voorbeelden van niet-succesvolle software-implementaties. Er zijn zelfs onderzoeken die laten zien dat maar ongeveer 20% van alle implementaties succesvol verloopt. Soms duurt de implementatie jaren, omdat te veel mensen in de organisatie iets van het nieuwe systeem moeten vinden. In andere gevallen blijft de tool na implementatie op de spreekwoordelijke plank liggen, omdat het niet genoeg aansluit op het bedrijfsproces.

Nog een belangrijke reden waarom software-implementaties bij zoveel organisaties niet slagen, is dat er vooraf niet (genoeg) wordt stilgestaan bij de invloed die nieuwe software heeft op het dagelijkse werk van medewerkers. Het gebruik van nieuwe software betekent voor medewerkers namelijk vaak een geheel nieuwe werkwijze. Een werkwijze die afwijkt van dat wat ze al jaren gewend zijn. Dat kan weerstand opleveren.

Het is daarom geen kwestie van uitrollen en opleggen. Een écht succesvolle software-implementatie gaat over de mate waarin de gebruikers het nieuwe systeem omarmen en op dagelijkse basis wíllen toepassen. Software is dan ook zo goed als de mensen die ermee werken.

Daarom ligt de effectiviteit van software-implementaties voor 20% aan de software en voor 80% aan het gedrag van medewerkers. Nieuwe software implementeren is dus geen IT-project, maar een veranderproject. Maar hoe organiseer je de welwillendheid bij medewerkers? Hoe faciliteer je gedragsverandering? En hoe zorg je dat een nieuw CTMS-systeem inderdaad door medewerkers wordt geadopteerd?

Een gefaalde software-implementatie loopt altijd in de kosten en dat wil je natuurlijk voorkomen. In deze blog vind je 6 geheime ingrediënten om wél succesvol een CTMS in uw organisatie te implementeren – sámen met een softwareleverancier.

Eerlijk en transparant zijn betekent dat de leverancier eerlijk is over wat in de software wel, maar ook níet kan. De juiste leverancier geeft het bijvoorbeeld eerlijk aan wanneer een bepaalde functionaliteit momenteel (nog) niet voldoet. Er zijn dan altijd work-arounds mogelijk en soms kan maatwerk een oplossing zijn. Zo doet de leverancier er alles aan om een kwalitatief product neer te zetten dat je na de implementatie naar volle tevredenheid gebruikt.

En dat is niet alles. Heb je wensen die de leverancier vanuit eigen ervaring niet logisch vindt, dan schroomt de júiste leverancier niet om dit op tafel te leggen. Die leverancier buigt namelijk met je mee, maar ziet het ook als een taak om – als het nodig is – hard te zijn en bij te sturen.

Ook goed verwachtingsmanagement valt onder eerlijk en transparant zijn. Een goede softwareleverancier brengt de verwachtingen en wensen van béide partijen – klant én leverancier – duidelijk in kaart. Ook word je betrokken bij de voortgang van het project. En loopt het even iets minder of is er een fout gemaakt? Dan wordt dit eerlijk toegegeven.

Al deze punten geven aan dat de relatie met de juiste leverancier niet klinisch is. Het is eerder een partnerschap: een duurzame relatie waarbinnen de blik van beide partijen continu op de toekomst gericht is. Met die partner kun je open en eerlijk evalueren, vooruitblikken én visies delen. Op zo’n partner kun je vertrouwen.

Een goed ingericht CTMS-systeem levert efficiëntie op. Als het goed is, is dát voor de leverancier de drijfveer. Maar voor jou kan dit gedurende de implementatie wat abstract zijn, omdat de technische gevolgen onoverzichtelijk zijn. Hoe werkt het straks écht?

Om weerstand te voorkomen, is in gesprek blijven en blijven communiceren voor de leverancier belangrijk. De juiste leverancier weet bovendien dat de kans groot is dat je jouw eigen inspanning tijdens de implementatie onderschat – dat gebeurt namelijk bij 90% van de organisaties. Daarom wordt de implementatie in kleine stapjes opgedeeld, om het behapbaar te houden en stagnatie in de voortgang te voorkomen. De testomgeving wordt tijdens het proces bijvoorbeeld continu geüpdatet, zodat je iedere aanpassing direct ziet én je deze ook in de praktijk kunt uitproberen.

Bij de juiste softwareleverancier krijg je verder een persoonlijke projectmanager of consultant aangewezen die de voortgang bewaakt en bij uitdagingen snel schakelt. Doordat deze contactpersoon zich aan afspraken houdt, goed bereikbaar is en duidelijk communiceert, komen die uitdagingen als het goed is weinig voor. Maar komen ze wél voor, dan geeft hij of zij je direct het vertrouwen dat het goed komt. Vanuit de ervaring van de organisatie weet een projectmanager namelijk precies hoe hij of zij een uitdaging met je bespreekbaar moet maken en een plan moet opstellen om ‘m te tackelen. En door de vele voorbeelden die je krijgt van klanten die eerder met dit bijltje hebben gehakt, kun je direct op dat plan vertrouwen.

Vooral aan het begin van de samenwerking neemt een goede leverancier je aan de hand mee. Samen worden je processen en gedachten omgebogen tot een voor jouw organisatie goed werkend CTMS-systeem, waarbij alle sterke punten van de software optimaal worden benut. Daarbij vertelt de juiste leverancier je ook tegen welke problemen andere klanten zijn aangelopen en hoe die zijn opgelost. En is het nodig om tot een goed eindresultaat te komen, dan brengt de leverancier je in contact met andere klanten, zodat je van elkaars barrières kunt leren.

Hoe verder je vervolgens in het project komt, hoe meer een goede leverancier aan jou zelf overlaat. Dat is voor jou ook geen enkel probleem, want de leverancier heeft je gedurende het project – in onder meer trainingen – alle handvatten gegeven om het zelf te kunnen. ‘Voordoen, samen doen, zelf doen’ moet het credo zijn.

“Wij doen het altijd zo, en nu moet het ineens anders. Ik weet niet of onze medewerkers dit leuk gaan vinden.” Dit is een logische angst en de kans is groot dat jij deze angst ook voelt. En inderdaad: een nieuw CTMS-systeem gaat het proces veranderen, maar de juiste leverancier zorgt dat dit een positieve verandering is.

Bovendien is de kans groot dat je niet precies weet wat er allemaal mogelijk is. Maar hoewel digitale infrastructuur voor jou een nieuw onderwerp is, heeft de juiste softwareleverancier hier juist veel ervaring mee. Vanuit die ervaring worden bestaande klantcases met je gedeeld. Zonder dat je het wiel hoeft uit te vinden ontstaan er opties waar je zelf misschien nooit aan gedacht had. Opties die voor jouw organisatie en de gebruikers van de software juist écht het verschil kunnen maken. En aan de leverancier de schone taak om alle opties te overwegen om tot de beste oplossing te komen.

Om door barrières heen te breken, is een projectgroep van essentieel belang. Dit is een werkgroep bestaande uit verschillende stakeholders uit de organisatie. Is deze projectgroep overtuigd, dan is een belangrijke stap stap gezet: er is draagvlak. De leden van de projectgroep kunnen de voordelen van het nieuwe CTMS-systeem vervolgens overbrengen naar andere gebruikers in de organisatie.

De juiste leverancier is een expert in data- en procesmanagement, terwijl jij natuurlijk expert bent in het opzetten, uitvoeren en analyseren van klinisch onderzoek. Deze expertises versterken elkaar: input van beide partijen zorgt voor een optimale output. Een ervaren leverancier heeft in de loop der jaren via klanten bovendien kennis over het uitvoeren van klinisch onderzoek opgedaan. Dat maakt hen een waardevolle sparringpartner.

Een goede leverancier is óók een sparringpartner voor de projectgroep. En door in te spelen op ieders talent, wordt het beste resultaat bereikt. Sommige projectgroepleden zijn technisch misschien heel sterk. Door deze mensen mee te nemen in technische werkzaamheden, kunnen zij na de implementatie zelf wijzigingen en aanpassingen in de software doorvoeren. Deze mensen geeft het een fijn gevoel dat hun technisch inzicht wordt gezien. En dat zij meewerken aan de opbouw van het nieuwe systeem, zorgt bovendien voor meer interactie en gevoel bij het project. Maar ook projectgroepleden die technisch niet (heel) sterk zijn, zijn waardevol. Deze mensen weten vaak heel goed wat zij en/of hun collega’s willen. Als de leverancier hen voluit laat vertellen over hun ervaringen, kunnen die wensen zo goed mogelijk in het systeem verwerkt worden.

De volledige planning, deadlines, afspraken… Bij de juiste leverancier komt alles samen in een projectplan en functioneel ontwerp (FO) én wordt daarnaast de PDCA-cyclus gevolgd: Plan, Do, Check, Act. Zonder te veel de details in te gaan betekent dit dat je precies weet wat je wanneer kunt verwachten. In een meeting – wekelijks of tweewekelijks, afhankelijk van de omvang van het project – bespreek je vervolgens sámen met de vaste contactpersonen bij de leverancier de voortgang. Het gaat daarbij niet alleen om de technische voortgang, maar ook om de voortgang binnen de organisatie. In hoeverre hebben medewerkers het nieuwe CTMS-systeem al omarmd? Lopen zij of loop jij ergens tegenaan, heb je vragen of is er behoefte aan advies? Dan staat de leverancier altijd voor je klaar. Dat geeft vertrouwen en zorgt voor een constant tempo tijdens de implementatie.

Voor een goede softwareleverancier zijn de geheimen uit deze blog natuurlijk niet geheim. Bij ResearchManager zijn de genoemde zes ingrediënten bijvoorbeeld preciés hoe wij klanten ‘empoweren’ en hoe wij wél een cultuurverandering – en dus een succesvolle software-implementatie! – voor elkaar krijgen. Wij weten als geen ander wat er moet gebeuren om het implementatieproject te versnellen en de adoptie van ons CTMS-systeem te vergroten. Of zoals Daphne van Hoeken, Coördinator mental health research bij Parnassia Groep zegt:

“Wij hebben het CTMS samen met ResearchManager ingericht. Daarbij liepen we wel tegen wat onvolkomenheden aan, want we bleken zelf onze processen nog niet op orde te hebben. Het helder krijgen van die processen werd uiteindelijk onderdeel van de inrichting -een heel fijn nevenresultaat. Gedurende het traject heb ik regelmatig en prettig contact gehad met ResearchManager. Hun bereidheid om mee te denken en ons te helpen om de software voor ons passend te maken, vond – en vind – ik erg fijn. We zijn een zorgorganisatie, geen IT-organisatie. Het feit dat we altijd vragen kunnen stellen, is voor ons heel waardevol.”

Over dat CTMS gesproken: wij leveren dé eClinical tool waarmee je het proces rondom studie-aanvragen en het tracken van studieportfolio’s volledig kunt digitaliseren.