Succesvolle transitie van CastorSMS naar ResearchManager in Bravis Ziekenhuis

In 2015 fuseerden het Franciscus Ziekenhuis Roosendaal en het Lievensberg Ziekenhuis Bergen op Zoom tot het Bravis ziekenhuis. Dat betekende groei, in medisch specialisten en patiënten. Maar ook in de mogelijkheden om meer wetenschappelijk onderzoek te doen. Het aantal studies nam toe. De vraag naar een sparringpartner en een ondersteunend systeem waren groot.

Heleen Vroman is sinds drie jaar wetenschapscoördinator en heeft als adviseur een groot aandeel gehad in de professionalisering van het wetenschapsbureau. Dat begon in 2022 met het gebruik van CastorSMS, voor de lokale beoordelingen van wetenschappelijke studies. Hierdoor werd het mailverkeer beperkt en kon dankzij standaard templates een soepel proces worden ingericht. Een goede basis.

Maar Castor gaf driekwart jaar na de start van de samenwerking aan te stoppen met de ondersteuning voor Nederlandse ziekenhuizen. Dat betekende dat Heleen en haar team op zoek moesten naar een ander systeem. ‘’ResearchManager is dan gewoon het enige goede alternatief.’’

ResearchManager is expert op het gebied van clinical datamanagement en digital clinical operations. ‘’Ook ResearchManager was op de hoogte van de ontwikkelingen bij Castor. En eigenlijk konden we meteen los. Ze dachten goed mee en waren flexibel. Fijn, want je wil zo min mogelijk tijd en capaciteit verliezen. Gelukkig zat het implementatieproces van ResearchManager gewoon goed in elkaar waardoor ik precies wist wanneer ik iets moest aanleveren of doen zodat we snel stappen konden maken.’’

‘’Je kunt het onderzoeksplatform van ResearchManager naar eigen wensen en behoeften inrichten. We waren gewend aan het systeem van Castor, waardoor we goed op elkaar waren ingespeeld. Dat gaf ons een goede uitgangspositie om over te gaan op ResearchManager. Maar we konden daardoor ook opnieuw kijken naar nog voor ons ontbrekende features en functionaliteiten, die we tegelijkertijd hebben laten implementeren in ResearchManager.’’

‘’We hebben dit moment aangegrepen om de processen nog scherper neer te zetten. Castor is bijvoorbeeld een kant-en-klaar pakket. Maar we werken ook veel met ondersteunende afdelingen samen, zoals de apotheek en het lab. Zij werkten voor de overgang naar ResearchManager nog met losse (aanmeld)formulieren. Ook voor hen was het handiger om het papierwerk en de processen samen te voegen in het systeem. Dat we één plaats hebben voor alle documenten. Het is mooi dat we een verdere professionaliseringsslag konden maken.’’

‘’Ook het implementatieproces verliep gestructureerd. Met testrondes, periodiek overleg en duidelijke instructies. De status van de implementatie was zichtbaar en de tijdslijn gaf houvast. Omdat je vanaf het begin betrokken bent bij de implementatie, leer je stapsgewijs werken met het systeem. Kun je het eigen maken en het kennisniveau opbouwen. Zo hebben we meteen geleerd hoe je zelf aanpassingen kunt doen en eigen afhankelijkheden kunt inrichten. Met ResearchManager heb je geen beperkingen.’’

‘’Doordat alle deelprocessen en -afdelingen samenkomen in ResearchManager, wordt de status van een studie inzichtelijk. Niet alleen voor ons als wetenschapsbureau, maar ook voor de onderzoeker en de ondersteunende afdelingen.’’